Dienstzeugnis in Österreich: Wenn ein Satz die nächste Bewerbung ruiniert

Die Absage kommt schnell, der Grund bleibt oft unausgesprochen: Ein früherer Arbeitgeber hat zwar ein Dienstzeugnis ausgestellt, aber es ist so knapp, so schief oder so „ehrlich“, dass es bei neuen Bewerbungen mehr schadet als hilft.

Genau das passiert oft nach einer Trennung vom Unternehmen. Eine Bürokauffrau kündigt nach drei Jahren, der neue Arbeitgeber will ein Dienstzeugnis sehen, doch das alte Unternehmen schickt nur eine kurze Bestätigung mit Eintritts- und Austrittsdatum. Eine Filialleiterin beendet ihr Dienstverhältnis während der Karenz einvernehmlich und entdeckt später im Zeugnis den Hinweis auf ihre Karenzzeit. Ein Handwerksbetrieb möchte einem häufig kranken Monteur „nichts schenken“ und überlegt, seine Fehlzeiten offen zu erwähnen. Solche Formulierungen sind nicht bloß ungeschickt. Sie können rechtswidrig sein.

Was ein Dienstzeugnis können muss – und was darin nichts verloren hat

Ein Dienstzeugnis ist kein Empfehlungsschreiben und keine Abrechnung mit einem ehemaligen Mitarbeiter. Es hat einen klaren rechtlichen Rahmen. Für Angestellte ergibt sich der Anspruch aus § 39 Angestelltengesetz. Diese Bestimmung sagt vereinfacht: Bei Beendigung des Dienstverhältnisses ist ein schriftliches Zeugnis auszustellen, das sich auf Art und Dauer der Beschäftigung bezieht.

Für Arbeiter und andere Dienstnehmer regelt § 1163 ABGB den Zeugnisanspruch. Auch hier geht es um ein Zeugnis über Art und Dauer der Dienstleistung. Die Gerichte wenden dabei dieselben Leitlinien an: Das Zeugnis muss wahr sein, aber so formuliert, dass es das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert.

Das klingt einfach, ist in der Praxis aber oft der Streitpunkt. „Wahr“ bedeutet nicht, dass der Arbeitgeber alles hineinschreiben darf, was aus seiner Sicht stimmt. Krankenstände, interne Konflikte, Abmahnungen, Entlassungsgründe, Schwangerschaft, Karenz oder Gewerkschaftstätigkeit haben im Dienstzeugnis nichts verloren. Diese Angaben sind entweder rufschädigend, diskriminierungsanfällig oder für den Zeugniszweck nicht erforderlich.

Auch Datenschutz spielt mit. Nach den Grundsätzen der DSGVO dürfen nur richtige und notwendige Daten verarbeitet werden. Ein Dienstzeugnis darf daher nicht mit Informationen „aufgeladen“ werden, die für den Nachweis von Tätigkeit und Dauer unnötig sind.

Die häufigste Enttäuschung: „Hiermit bestätigen wir…“ – mehr nicht

Viele Arbeitnehmer erhalten am Ende nur einen Einzeiler: Name, Zeitraum, Funktion. Formal kann das in manchen Fällen genügen. Praktisch ist es oft wertlos. Wer sich bewirbt, braucht meist mehr als die bloße Bestätigung, irgendwann „im Büro“ oder „als Verkäuferin“ tätig gewesen zu sein.

Die gute Nachricht: Zur „Art“ der Verwendung gehört mehr als nur ein Jobtitel. Wenn jemand mehrere Jahre als Controllerin gearbeitet hat, kann ein sachlich richtiges Zeugnis auch typische Hauptaufgaben nennen, etwa Budgetierung, Forecasts oder die Einführung eines SAP-Moduls. Das ist keine unzulässige Gefälligkeit, sondern eine sinnvolle Konkretisierung der Tätigkeit.

Anders ist es bei Leistungsbewertungen. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine Lobeshymne besteht nicht. Der Arbeitgeber muss also nicht schreiben, jemand habe „stets ausgezeichnet“ gearbeitet. Wenn er sich aber auf eine Beurteilung einlässt, muss diese wahr und positiv-neutral formuliert sein. Versteckte Kritik ist unzulässig.

„Stets bemüht“? Warum deutsche Zeugnis-Codes in Österreich gefährlich sind

Gerade internationale Unternehmen oder Start-ups greifen gern zu Vorlagen aus Deutschland. Dort ist die sogenannte Zeugnissprache weit verbreitet. Formulierungen wie „stets bemüht“, auffällige Anführungszeichen oder sonderbare Auslassungen sollen unterschwellig Kritik transportieren.

In Österreich ist das ein riskanter Fehler. Die Rechtsprechung akzeptiert keine geheimen Codes und keine verschlüsselten Botschaften. Ein Dienstzeugnis darf nicht so gestaltet sein, dass ein künftiger Arbeitgeber zwischen den Zeilen etwas Negatives herauslesen soll. Das betrifft nicht nur Wörter, sondern auch Stilmittel: ironische Formulierungen, auffällige Satzzeichen oder bewusst mehrdeutige Aussagen.

Wer ein suches Zeugnis erhält, kann Berichtigung verlangen. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitgeber meint, er habe „eh nichts Schlimmes geschrieben“. Schon eine doppeldeutige Wendung kann problematisch sein, wenn sie das berufliche Fortkommen behindert.

Ehrlichkeit hat Grenzen: Was Arbeitgeber nicht hineinschreiben dürfen

Ein klassischer Konflikt entsteht, wenn Unternehmen ein „offenes“ Zeugnis ausstellen wollen. Ein Monteur war häufig im Krankenstand, eine Mitarbeiterin hatte Konflikte im Team, ein Verkäufer wurde nach einer Auseinandersetzung gekündigt. Die Versuchung ist groß, solche Umstände festzuhalten. Rechtlich ist das meist keine gute Idee.

Krankenstände dürfen nicht erwähnt werden. Dasselbe gilt für Behinderungen, Schwangerschaft, Karenz oder andere sensible persönliche Umstände. Der Grund der Beendigung gehört ebenfalls nicht ins Zeugnis. „Entlassung wegen Diebstahls“ ist selbst dann unzulässig, wenn der Arbeitgeber den Vorwurf für richtig hält. Das Zeugnis dient nicht dazu, künftige Arbeitgeber zu warnen.

Anders kann es nur sein, wenn der Arbeitnehmer selbst eine Angabe wünscht. „Einvernehmliche Auflösung auf Wunsch der Mitarbeiterin“ kann zulässig sein, wenn genau diese Formulierung dem Arbeitnehmer hilft und von ihm ausdrücklich verlangt wird. Ohne diesen Wunsch sollte der Beendigungsgrund draußen bleiben.

Vier Situationen aus dem Alltag – und was jeweils gilt

1. Die Bürokauffrau bekommt nur eine knappe Bestätigung

Steht im Schreiben bloß, dass das Dienstverhältnis von 2021 bis 2024 bestanden hat, ist das oft zu wenig aussagekräftig. Die Arbeitnehmerin kann verlangen, dass die Art ihrer Verwendung sinnvoll beschrieben wird, etwa Sachbearbeitung, Kundenkorrespondenz, Rechnungsprüfung oder Terminorganisation. Einen Anspruch auf besondere Lobesformeln hat sie dagegen nicht automatisch.

2. Der Handwerksbetrieb will Fehlzeiten „ehrlich“ erwähnen

Ein Satz wie „war oft krank und deshalb unzuverlässig“ ist unzulässig. Er ist rufschädigend und geht über den zulässigen Inhalt eines Dienstzeugnisses hinaus. Der Arbeitnehmer kann Berichtigung verlangen; bei nachweisbarem Schaden kommen auch weitergehende Ansprüche in Betracht, etwa wegen Kreditschädigung nach § 1330 ABGB.

3. Das Start-up verwendet deutschen Zeugnisjargon

Formulierungen wie „war stets bemüht“ oder auffällige Anführungszeichen um positive Wörter wirken in Österreich schnell wie versteckte Kritik. Ein Ex-Mitarbeiter darf verlangen, dass solche Codes entfernt und durch klare, neutrale Aussagen ersetzt werden.

4. Im Zeugnis steht die Karenz

Wenn im Zeugnis „inkl. 10 Monate Karenz“ oder ein ähnlicher Hinweis auftaucht, ist Vorsicht geboten. Solche Angaben sind für das Zeugnis nicht notwendig und können Bewerbungen faktisch beeinträchtigen. Gerade weil hier auch Gleichbehandlungsfragen mitschwingen, sollte eine Korrektur rasch verlangt werden.

Warum Kollektivvertrag, Vertrag und betriebliche Übung wichtig sind

Das Gesetz regelt den Mindestanspruch. Mehr kann sich aus anderen Quellen ergeben. Ein Kollektivvertrag kann etwa vorsehen, dass Tätigkeiten genauer anzuführen sind oder bestimmte Modalitäten gelten. In manchen Branchen ist eine detailliertere Tätigkeitsbeschreibung üblich.

Auch der Einzelvertrag zählt. Wenn dort ein „qualifiziertes Dienstzeugnis“ zugesagt wurde, ist das bindend. Das Gleiche kann durch betriebliche Übung entstehen, wenn ein Unternehmen über Jahre vergleichbare erweiterte Zeugnisse ausstellt und Arbeitnehmer deshalb darauf vertrauen dürfen.

Wichtig ist außerdem die Abgrenzung zur AMS-Arbeitsbescheinigung. Dieses Formular dient anderen Zwecken, vor allem im Zusammenhang mit dem Arbeitslosenversicherungsrecht und Entgeltdaten. Es ersetzt kein Dienstzeugnis.

Typische Fehler, die später teuer werden

• Das Zeugnis wird erst ausgestellt, wenn Laptop, Schlüssel oder Dienstwagen zurückgegeben wurden.
• Ein Arbeitgeber verwechselt das Dienstzeugnis mit einer internen Bewertung und schreibt Konflikte oder Vorwürfe hinein.
• Eintritts- oder Austrittsdatum sind falsch, ebenso die Funktionsbezeichnung.
• Ein Zeugnis ist so knapp, dass es bei Bewerbungen wie ein Warnsignal wirkt.
• Arbeitnehmer warten monatelang mit der Reklamation und verlieren Zeit, obwohl Bewerbungen bereits scheitern.

Der Anspruch besteht bei Beendigung des Dienstverhältnisses und ist zeitnah zu erfüllen. Ein Unternehmen darf die Ausstellung nicht von offenen Fragen rund um Endabrechnung, Konkurrenzklausel oder Rückgabe von Betriebsmitteln abhängig machen.

Gesetzlich gibt es zwar kein starres Sofort-Datum und häufig eine zivilrechtliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Trotzdem sollte niemand auf Zeit spielen. Manche Kollektivverträge sehen kurze Verfallsfristen vor, und mit jedem Monat wird es schwieriger, Bewerbungsnachteile oder den ursprünglichen Gesprächsverlauf zu beweisen.

Checkliste: So gehen Arbeitnehmer bei einem schlechten Dienstzeugnis vor

• Zeugnis sofort auf Namen, Daten, Positionsbezeichnung und Tätigkeiten prüfen.
• Auf unzulässige Inhalte achten: Krankenstand, Karenz, Schwangerschaft, Beendigungsgrund, Entgelt, Konflikte, Abmahnungen.
• Mehrdeutige oder codierte Formulierungen markieren.
• Schriftlich und konkret Berichtigung verlangen, idealerweise mit gewünschter Formulierung.
• Kollektivvertrag, Dienstvertrag und allfällige Zeugniszusagen prüfen.
• Dokumentieren, wenn Bewerbungen wegen des Zeugnisses scheitern.

FAQ: Was Betroffene oft googeln

Habe ich Anspruch auf ein Dienstzeugnis oder nur auf eine Arbeitsbestätigung?

Bei Beendigung des Dienstverhältnisses besteht ein Anspruch auf ein schriftliches Dienstzeugnis. Dieses muss zumindest Art und Dauer der Beschäftigung enthalten. Eine bloße interne Bestätigung oder das AMS-Formular reicht dafür nicht aus.

Darf mein Arbeitgeber den Kündigungsgrund oder eine Entlassung hineinschreiben?

Nein, der Grund der Beendigung gehört normalerweise nicht ins Dienstzeugnis. Das gilt auch für eine Entlassung oder sonstige Vorwürfe. Eine Ausnahme kommt nur in Betracht, wenn der Arbeitnehmer eine bestimmte Angabe ausdrücklich selbst wünscht.

Muss im Zeugnis stehen, was ich genau gemacht habe?

Es sollte erkennbar sein, welche Art von Tätigkeit ausgeübt wurde. Ein bloßer Jobtitel ist nicht immer ausreichend, wenn dadurch die tatsächliche Verwendung zu unklar bleibt. Eine sachliche Beschreibung der Hauptaufgaben ist zulässig und oft sinnvoll.

Was kann ich tun, wenn versteckte Kritik oder ein „Code“ im Zeugnis steht?

Sie können eine Berichtigung verlangen. In Österreich sind Geheimcodes, ironische Formulierungen und doppeldeutige Aussagen in Dienstzeugnissen problematisch. Wenn das Zeugnis schon bei Bewerbungen geschadet hat, können zusätzlich weitere Ansprüche zu prüfen sein.