Ab 150 Mitarbeitern wird es ernst: Wann der Einkommensbericht Pflicht ist – und woran Unternehmen oft scheitern

Die Personalabteilung zählt nach, der CFO zählt anders, und der Betriebsrat fragt schon nach dem Bericht: Genau so beginnt in vielen Unternehmen der Streit um den Einkommensbericht.

Besonders heikel wird es, wenn ein Betrieb gerade wächst. Aus 142 Beschäftigten werden 149, dann kommen drei geringfügig Beschäftigte dazu, zwei Mitarbeiter sind in Karenz, einige arbeiten Teilzeit, andere befristet. Plötzlich steht die Frage im Raum, ob die 150er-Schwelle schon erreicht ist – und ob der Bericht jetzt erstellt werden muss. Wer hier falsch zählt oder den Bericht zu spät aufsetzt, riskiert nicht nur Ärger mit dem Betriebsrat oder der Belegschaft, sondern auch eine unangenehme Vorlage für spätere Entgeltdiskriminierungsverfahren.

Warum der Einkommensbericht mehr ist als bloße Formalität

Der Einkommensbericht nach dem Gleichbehandlungsgesetz soll sichtbar machen, ob Frauen und Männer in vergleichbaren Verwendungs- oder Funktionsgruppen unterschiedlich bezahlt werden. Es geht also nicht um eine interne Statistik für die Schublade, sondern um Transparenz bei Entgeltstrukturen.

Rechtlich relevant ist dabei vor allem § 11 GlBG: Diese Bestimmung verbietet geschlechtsbezogene Entgeltdiskriminierung. Wird eine Benachteiligung vermutet, reichen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer oft schon Indizien, damit der Arbeitgeber darlegen muss, dass sachliche Gründe für Unterschiede vorliegen. Ein fehlerhafter oder lückenhafter Einkommensbericht kann genau solche Indizien liefern.

Die Berichtspflicht selbst findet sich in den Bestimmungen zu den Einkommensberichten in §§ 11a ff GlBG. Arbeitgeber ab 150 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern müssen in einem Zweijahresrhythmus einen anonymisierten Bericht erstellen. Darin werden die Entgelte von Frauen und Männern je Verwendungs- oder Funktionsgruppe gegenübergestellt.

Wer bei der 150er-Schwelle mitzählt – und wer oft vergessen wird

In der Praxis scheitert schon der erste Schritt: das korrekte Zählen. Teilzeitkräfte zählen mit. Geringfügig Beschäftigte zählen ebenfalls mit, weil auch sie arbeitsrechtlich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind. Befristete Dienstverhältnisse dürfen nicht einfach ignoriert werden. Gerade diese Gruppen werden intern oft übersehen, obwohl sie für die Schwelle entscheidend sein können.

Ein typischer Fall: Ein Unternehmen geht von 148 aktiven Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus und lehnt die Berichtspflicht ab. Tatsächlich gibt es zusätzlich sechs geringfügig Beschäftigte. Damit ist die 150er-Schwelle überschritten – der Bericht ist fällig.

Bei Lehrlingen, Karenzen oder komplexen Unternehmensstrukturen wird die Beurteilung schwieriger. Dann geht es nicht nur um bloßes Kopfzählen, sondern auch um die richtige Abgrenzung des Unternehmens oder Betriebs und um die Dokumentation der Zählweise. Wer die Pflicht verneint, sollte das nicht aus dem Bauch heraus tun.

Was in den Bericht hineinmuss – und was gerne weggelassen wird

Ein Einkommensbericht ist nur dann aussagekräftig, wenn er das tatsächliche Entgeltbild zeigt. Dazu gehören nicht bloß Grundgehälter. Auch variable Vergütungen müssen einfließen: Boni, Prämien, Zulagen, Überstundenpauschalen, Sachbezüge oder sonstige geldwerte Vorteile, soweit sie zum geschuldeten Entgelt gehören.

Gerade im Vertrieb oder im Management liegt die Verzerrung oft in den variablen Bestandteilen. Wird etwa nur das Fixgehalt ausgewertet, während hohe Erfolgsboni ausgeblendet bleiben, entsteht ein künstlich geglättetes Bild. Das ist rechtlich problematisch, weil dadurch gerade jene Unterschiede unsichtbar werden, auf die es ankommt.

Auch die Gruppierung ist entscheidend. Meist bildet der Kollektivvertrag mit seinen Verwendungsgruppen und Stufen die wichtigste Grundlage. Der KV legt die Entgeltstruktur vor, an die der Bericht sinnvoll anknüpfen sollte. Werden stattdessen betriebsinterne Mini-Gruppen oder uneinheitliche Funktionsbezeichnungen verwendet, kann das wie eine Umgehung wirken. Falsche Einstufungen im Kollektivvertrag verzerren den Bericht zusätzlich – und können ganz unabhängig davon zu Nachzahlungsansprüchen führen.

Zu kleine Gruppen sind ein Datenschutzproblem

Der Bericht muss anonymisiert sein. Das ist nicht bloß eine Formalität aus der DSGVO, sondern ein Kernpunkt der gesetzlichen Pflicht. Niemand soll aus dem Bericht herauslesen können, was eine einzelne Person verdient.

Problematisch wird es bei kleinen Teams. Gibt es in einer Funktionsgruppe nur vier Personen, darunter nur eine Frau, wäre eine getrennte Ausweisung oft schon zu viel. Dann muss mit einer sachverwandten Gruppe zusammengefasst werden. Sonst drohen Rückschlüsse auf Einzelpersonen – und damit ein Verstoß gegen Datenschutzrecht und gegen die Vorgaben des GlBG.

Für Unternehmen ohne Betriebsrat ist diese Frage besonders sensibel. Sie müssen allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Einsicht gewähren, dürfen dabei aber keine personenbezogenen Daten offenlegen. Das gelingt nur mit einem sauberen Aggregationskonzept und klar geregelten Einsichtswegen.

Ohne Betriebsrat: Einsicht ja – aber nicht nur als dürftige Zusammenfassung

Gibt es einen Betriebsrat, erhält dieser den Einkommensbericht. § 89 ArbVG stützt die Informationsrechte des Betriebsrats; er braucht die Unterlagen, um seine Aufgaben wahrnehmen zu können. Gleichzeitig trifft ihn eine Verschwiegenheitspflicht, was für die Anonymität wichtig ist.

Fehlt ein Betriebsrat, endet die Pflicht des Arbeitgebers nicht. Dann muss allen Beschäftigten Einsicht gewährt werden. Das kann über einen geschützten Intranet-Bereich, ein Terminal im Unternehmen oder eine geregelte Einsicht im HR-Büro erfolgen. Entscheidend ist, dass die Einsicht tatsächlich möglich und zumutbar ist.

Eine bloße Kurzfassung reicht nicht. Wenn im Intranet nur eine knappe Zusammenfassung hängt, der vollständige Bericht aber faktisch nicht zugänglich ist, erfüllt das die gesetzliche Pflicht nicht. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen den Bericht tatsächlich einsehen können – nicht nur eine HR-kompatible Präsentationsfolie.

Wenn der Bericht Auffälligkeiten zeigt, beginnt die eigentliche Arbeit erst

Ein Einkommensbericht ist kein Selbstzweck. Zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen Frauen und Männern in derselben Verwendungsgruppe, muss das Unternehmen die Ursachen prüfen. Manchmal steckt eine fehlerhafte Einstufung dahinter, manchmal eine historisch gewachsene Zulagenpraxis, manchmal eine unausgewogene Bonusregelung.

Nicht jede Differenz ist automatisch diskriminierend. Unterschiedliche Berufserfahrung, Verantwortung oder klar dokumentierte leistungsbezogene Vergütung können sachliche Gründe sein. Diese Gründe müssen aber tragfähig und nachvollziehbar sein. Pauschale Erklärungen wie „das hat sich so entwickelt“ oder „die Verhandlungen waren individuell“ tragen in einem Streitfall meist wenig.

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist wichtig: Wer den Verdacht hat, wegen des Geschlechts schlechter bezahlt zu werden, kann Ansprüche auf Entgeltausgleich und Schadenersatz haben. Gleichzeitig dürfen Verfallsfristen aus dem Kollektivvertrag nicht übersehen werden. In manchen Branchen müssen Entgeltansprüche binnen drei bis sechs Monaten schriftlich geltend gemacht werden. Wer zu lange wartet, verliert unter Umständen Geld.

Diese Fehler kosten in der Praxis am meisten

• Die 150er-Schwelle wird falsch berechnet, weil Teilzeit, geringfügig Beschäftigte oder befristete Kräfte nicht mitgezählt werden.
• Der Bericht wird zwar erstellt, aber zu spät oder gar nicht an den Betriebsrat übergeben.
• Ohne Betriebsrat gibt es keine echte Einsichtsmöglichkeit für die Belegschaft.
• Variable Entgeltbestandteile wie Boni oder Zulagen fehlen.
• Die Gruppenbildung ist zu kleinteilig oder sachlich nicht nachvollziehbar.
• Die Anonymität ist nicht gewahrt, weil Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind.
• Auffällige Entgeltunterschiede werden nach dem Bericht nicht weiter geprüft.

Checkliste: Was Unternehmen jetzt konkret prüfen sollten

• Zählen Sie alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer systematisch durch – inklusive Teilzeit, geringfügig Beschäftigten und befristeten Kräften.
• Dokumentieren Sie, nach welchem Stichtag und welcher Abgrenzung gezählt wurde.
• Definieren Sie Verwendungs- oder Funktionsgruppen nachvollziehbar, idealerweise entlang des Kollektivvertrags.
• Erfassen Sie das gesamte Entgeltbild: Fixbezug, Zulagen, Boni, Prämien, Sachbezüge, Pauschalen.
• Prüfen Sie vor Veröffentlichung, ob kleine Gruppen zusammengefasst werden müssen.
• Legen Sie fest, wie der Bericht übergeben oder eingesehen werden kann – mit Betriebsrat oder ohne.
• Analysieren Sie auffällige Unterschiede sofort und nicht erst, wenn eine Beschwerde einlangt.

FAQ: Was Beschäftigte und Arbeitgeber oft googeln

Muss mein Arbeitgeber mir den Einkommensbericht zeigen, wenn es keinen Betriebsrat gibt?

Ja. Gibt es keinen Betriebsrat, muss der Arbeitgeber allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Einsicht in den Bericht ermöglichen. Diese Einsicht muss real und zumutbar sein. Eine bloße Zusammenfassung oder ein allgemeiner Hinweis ohne Zugriff auf den vollständigen Bericht genügt nicht.

Zählen geringfügig Beschäftigte bei den 150 Mitarbeitern mit?

In vielen Fällen ja, weil auch geringfügig Beschäftigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind. Genau deshalb kippt die Beurteilung oft an dieser Stelle. Wer die Schwelle prüft, sollte diese Gruppe nicht automatisch ausklammern.

Dürfen Boni und Prämien im Einkommensbericht weggelassen werden?

Nein, wenn sie Teil des Entgelts sind. Der Bericht soll die tatsächlichen Einkommensverhältnisse abbilden. Werden variable Bestandteile weggelassen, entsteht ein unvollständiges und möglicherweise irreführendes Bild.

Ich glaube, ich verdiene als Frau weniger als mein männlicher Kollege – was bringt mir der Einkommensbericht?

Der Bericht nennt keine Einzelgehälter, kann aber Unterschiede in einer Verwendungs- oder Funktionsgruppe sichtbar machen. Solche Auffälligkeiten können ein wichtiges Indiz für eine mögliche Entgeltdiskriminierung sein. Wer Ansprüche prüfen will, sollte auch auf kollektivvertragliche Verfallsfristen achten, weil diese oft kurz sind.