Dienstreise, Diäten, Kilometergeld: Warum „steuerfrei“ noch lange kein Anspruch ist

Drei Tage auf Montage in einer anderen Stadt, ein Hotel, Fahrten zur Baustelle – und am Monatsende fehlt ein Teil der Spesenabrechnung. Genau in solchen Momenten zeigt sich, wie oft Arbeitsrecht und Steuerrecht durcheinandergeraten. Arbeitnehmer meinen, „steuerfreie Diäten“ stünden automatisch zu. Arbeitgeber verlassen sich auf Pauschalen aus der Lohnverrechnung und merken zu spät, dass der Kollektivvertrag etwas anderes verlangt.

Bei Reisekosten geht es fast nie nur um eine Excel-Zeile. Für den Monteur stellt sich die Frage, ob er auf Auslagen sitzen bleibt. Für das kleine Bauunternehmen kann eine jahrelang gelebte Praxis plötzlich zum Risiko bei einer Prüfung werden. Und im Büro sorgt schon eine einzige uneinheitliche Abrechnung für Ärger im ganzen Team.

Worauf es wirklich ankommt: Wer bestimmt, ob gezahlt werden muss?

Der wichtigste Punkt zuerst: § 26 EStG regelt, wann Taggelder, Nächtigungsgelder oder Kilometergeld steuerfrei ausbezahlt werden dürfen. Diese Bestimmung sagt aber nicht, ob ein Arbeitnehmer arbeitsrechtlich überhaupt einen Anspruch hat.

Ob bezahlt werden muss und in welcher Höhe, entscheidet in der Praxis vor allem der Kollektivvertrag. Viele Kollektivverträge legen genau fest, wann eine Dienstreise vorliegt, ab welcher Dauer ein Taggeld zusteht, wie Nächtigungskosten ersetzt werden und ob bestimmte Fahrtkosten zu übernehmen sind.

Danach kommt der Einzelarbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder eine interne Reiserichtlinie. Diese Regelungen können Ansprüche genauer beschreiben oder verbessern, etwa durch höhere Pauschalen oder klare Regeln zum Verkehrsmittel. Schlechter als der KV dürfen sie aber meist nicht sein.

Daneben gilt ein allgemeiner arbeitsrechtlicher Grundsatz aus ABGB und AngG: Aufwendungen, die betriebsbedingt notwendig sind, damit die Arbeit erfüllt werden kann, trägt im Regelfall der Arbeitgeber. Die Frage ist dann meist nicht mehr, ob überhaupt etwas ersetzt werden muss, sondern was „notwendig“ und „angemessen“ war.

Warum dieselbe Reise arbeitsrechtlich zustehen kann, steuerlich aber nicht mehr begünstigt ist

Hier entsteht der häufigste Denkfehler. Arbeitsrecht und Steuerrecht verwenden ähnliche Begriffe, aber nicht immer mit derselben Bedeutung. „Dienstreise“, „Dienstort“ und „Mittelpunkt der Tätigkeit“ sind daher keine bloßen Schlagworte, sondern oft die Ursache des Streits.

Arbeitsrechtlich kann ein Kollektivvertrag etwa Diäten für jeden Einsatztag auf einer auswärtigen Baustelle vorsehen. Steuerlich kann dieser Ort nach einer gewissen Dauer trotzdem als neuer Mittelpunkt der Tätigkeit gelten. Dann bleibt der arbeitsrechtliche Anspruch zwar bestehen, aber die Auszahlung ist nicht mehr vollständig steuer- und sozialversicherungsfrei.

Das ist für Arbeitgeber besonders heikel. Wird weiter so abgerechnet wie bisher, drohen bei einer späteren Prüfung Nachzahlungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung. Das ASVG knüpft nämlich an die steuerfreie Behandlung an: Was nicht mehr unter § 26 EStG fällt, ist meist auch beitragspflichtig.

Der Monteur auf der Baustelle: Stehen Taggelder und Kilometergeld automatisch zu?

Ein Monteur wird kurzfristig für drei Tage in eine andere Stadt geschickt. Er fährt entweder mit dem eigenen Auto oder mit einem Firmenfahrzeug, schläft vor Ort und isst auswärts. Ob ihm Taggeld, Nächtigung und Fahrtkosten zustehen, hängt zuerst vom anwendbaren KV und von internen Regeln ab.

Sieht der KV für solche Einsätze Diäten und Kostenersatz vor, dann besteht ein Anspruch nach diesen Vorgaben. Beim Kilometergeld ist zusätzlich wichtig, ob die Nutzung des Privat-PKW angeordnet, vereinbart oder zumindest betrieblich notwendig war. Wurde ein Firmenfahrzeug gestellt, gibt es für denselben Weg in der Regel kein Kilometergeld.

Hat der Arbeitgeber gar keine klaren Regeln, wird oft darüber gestritten, was erforderlich war. Musste der Monteur wirklich mit dem Auto fahren, weil Werkzeug transportiert werden musste oder die Baustelle mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht sinnvoll erreichbar war, spricht viel für einen Ersatz der PKW-Kosten. Ging es auch mit Bahn oder Firmenwagen, kann der Anspruch deutlich kleiner sein.

Wenn die Schulung auswärts stattfindet: Hotelkosten kürzen darf nicht automatisch sein

Eine Büromitarbeiterin fährt für zwei Tage zu einer Schulung in eine andere Stadt. Der Arbeitgeber zahlt pauschal „Diäten laut Steuerrecht“, ersetzt aber das Hotel nur teilweise, weil der Preis angeblich zu hoch gewesen sei. Diese Argumentation greift oft zu kurz.

Wenn der Kollektivvertrag notwendige Reise- und Nächtigungskosten vorsieht, kommt es nicht nur auf steuerliche Pauschalen an. Dann ist zu prüfen, ob die Hotelkosten notwendig und angemessen waren. War die Schulung vom Arbeitgeber vorgegeben, der Ort festgelegt und das Hotel preislich im üblichen Rahmen, lässt sich ein bloßer Verweis auf „steuerliche Grenzen“ arbeitsrechtlich meist nicht halten.

Steuerlich bleibt ein anderer Maßstab relevant: Innerhalb der Grenzen des § 26 EStG kann die Zahlung begünstigt sein. Zahlt der Arbeitgeber mehr als steuerlich zulässig, bedeutet das nicht automatisch, dass die Zahlung arbeitsrechtlich unzulässig wäre. Der Mehrbetrag ist dann nur lohnsteuer- und beitragspflichtig.

Monatelang dieselbe Baustelle: Hier kippt die Sache oft bei Prüfungen

Besonders riskant sind wiederkehrende oder dauerhafte Einsätze am selben Ort. Ein kleines Bauunternehmen schickt Teams über Monate immer wieder auf dieselbe Baustelle. Laut KV werden pro Einsatztag Diäten bezahlt. Jahre später kommt die Warnung des Steuerberaters: steuerfrei könnte das so nicht mehr sein.

Genau diese Konstellation ist in der Praxis häufig. Arbeitsrechtlich können KV-Diäten weiter geschuldet sein, weil der Kollektivvertrag die auswärtige Baustelle als anspruchsbegründend ansieht. Steuerlich kann derselbe Ort aber längst als Mittelpunkt der Tätigkeit gelten. Dann entsteht ein Auseinanderfallen von Anspruch und steuerfreier Behandlung.

Kleine Unterschiede entscheiden hier oft alles: Gab es echte Unterbrechungen? Wechselten die Einsatzorte laufend? War der Arbeitsschwerpunkt tatsächlich an einem Ort? Wer das nicht sauber dokumentiert, hat später Mühe, die Abrechnung zu verteidigen.

Privat-PKW zum Kundentermin: Muss der Arbeitgeber immer Kilometergeld zahlen?

Nein. Ein Mitarbeiter kann nicht beliebig das teuerste Verkehrsmittel wählen und dann volle Erstattung verlangen. Fährt er ohne Anordnung mit dem Privat-PKW zu einem Termin, obwohl eine direkte und zumutbare Bahnverbindung besteht, darf der Arbeitgeber den Ersatz oft auf die notwendigen und angemessenen Kosten beschränken.

Das bedeutet in vielen Fällen: Erstattet werden die Kosten, die bei vernünftiger Durchführung der Reise angefallen wären, also etwa das Bahnticket. Kilometergeld ist typischerweise dort geschuldet, wo die PKW-Nutzung vereinbart, angeordnet oder für den betrieblichen Zweck erforderlich war.

Für Arbeitgeber ist das ein klassischer Fall für klare Reiserichtlinien. Fehlen sie, werden gleiche Fälle unterschiedlich behandelt. Das führt nicht nur zu Unmut im Team, sondern auch zu Problemen in der Lohnverrechnung.

Diese Fehler kosten besonders oft Geld

• Steuerfreie Auszahlung mit arbeitsrechtlichem Anspruch verwechseln.
• KV-Regeln zu Taggeld, Nächtigung und Verfallsfristen übersehen.
• Begriffe wie Dienstort oder Mittelpunkt der Tätigkeit falsch verwenden.
• Privat-PKW ohne klare Anordnung oder ohne Regel zur Kostenerstattung einsetzen.
• Pauschalen auszahlen, die über den steuerlichen Höchstgrenzen liegen, ohne den Überhang korrekt zu versteuern.
• Belege zu spät oder unvollständig einreichen und dadurch Ansprüche verlieren.
• Bei Auslandseinsätzen Länderdiäten, Reisezeiten und Hotelkosten falsch kombinieren.

Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber sofort prüfen sollten

• Welcher Kollektivvertrag gilt überhaupt?
• Wie definiert der KV die Dienstreise und welche Sätze nennt er?
• Gibt es im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einer Reiserichtlinie zusätzliche Regeln?
• War das gewählte Verkehrsmittel angeordnet oder objektiv notwendig?
• Liegt ein einmaliger Einsatz vor oder ein wiederkehrender Einsatz am selben Ort?
• Sind Belege, Reisezeiten und Einsatzorte vollständig dokumentiert?
• Drohen kurze Verfallsfristen von 3 oder 6 Monaten?

FAQ: Die Fragen, die in der Praxis am häufigsten auftauchen

„Steht mir Diät zu, nur weil die Firma sagt, das ist steuerfrei?“

Nein. Steuerfrei heißt nur, dass eine Zahlung unter bestimmten Voraussetzungen ohne Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ausbezahlt werden kann. Ob Sie überhaupt einen Anspruch haben, ergibt sich vor allem aus dem Kollektivvertrag, dem Arbeitsvertrag oder einer Reiserichtlinie. Fehlt dort eine Grundlage, muss geprüft werden, ob zumindest notwendige Aufwendungen vom Arbeitgeber zu tragen sind.

„Kann mein Chef statt Hotelkosten einfach ein Pauschale zahlen?“

Das hängt von der geltenden Regelung ab. Manche Kollektivverträge erlauben Pauschalen, andere sehen den Ersatz tatsächlicher Nächtigungskosten vor oder knüpfen an Belege an. Wenn notwendige Hotelkosten angefallen sind und der KV deren Ersatz vorsieht, reicht ein pauschaler Hinweis auf steuerliche Grenzen allein nicht aus.

„Ich bin monatelang auf derselben Baustelle – bekomme ich weiter Diäten?“

Arbeitsrechtlich kann der Anspruch weiter bestehen, wenn der Kollektivvertrag das so vorsieht. Steuerlich kann die Sache aber kippen, wenn die Baustelle zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird. Dann sind die Zahlungen nicht mehr im selben Ausmaß steuer- und beitragsfrei. Genau diese Trennung führt oft zu Nachforderungen bei Prüfungen.

„Muss die Firma mir immer Kilometergeld zahlen, wenn ich mit meinem Auto fahre?“

Nein. Kilometergeld ist kein Automatismus. Wenn die Nutzung des Privat-PKW nicht angeordnet, vereinbart oder betrieblich notwendig war, kann der Arbeitgeber den Ersatz auf günstigere notwendige Reisekosten beschränken, etwa auf ein Öffi-Ticket. Anders liegt es, wenn Material transportiert werden musste, kein sinnvolles öffentliches Verkehrsmittel vorhanden war oder die PKW-Nutzung ausdrücklich verlangt wurde.