6. Urlaubswoche, Zwangsurlaub, Krankheit: Wo beim Urlaub in Österreich am meisten Geld verloren geht

Zwölf Jahre im alten Job, neuer Arbeitgeber, plötzlich taucht dieselbe Frage in der Personalabteilung auf: Zählen meine früheren Jahre mit – oder warte ich zu Unrecht auf die 6. Urlaubswoche?

Gerade beim Urlaub passieren in der Praxis erstaunlich viele Fehler. Nicht nur Arbeitnehmer verlieren dabei Tage oder Geld. Auch Arbeitgeber geraten rasch in teure Nachzahlungen, wenn Vordienstzeiten falsch angerechnet, Urlaube bei einer 4-Tage-Woche falsch umgerechnet oder offene Resturlaube bei Beendigung falsch behandelt werden. Besonders heikel wird es, wenn ein Betrieb im Sommer zusperren will und meint, Urlaub einfach anordnen zu können.

Das Urlaubsgesetz bildet den Mindeststandard. Dazu kommen Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarungen und der individuelle Arbeitsvertrag. Genau in diesem Zusammenspiel entstehen die meisten Missverständnisse: Das Gesetz sagt etwas, der Kollektivvertrag verbessert es, und im Alltag arbeitet die Lohnverrechnung dann mit einer falschen Annahme weiter.

Wenn die 6. Urlaubswoche plötzlich näher ist als gedacht

Eine Bürokraft wechselt nach 12 Jahren den Arbeitgeber. Im neuen Unternehmen wird ihr erklärt, die 6. Urlaubswoche komme erst nach 25 Jahren bei diesem Betrieb. Das klingt plausibel – ist aber oft falsch.

Nach dem Urlaubsgesetz sind nicht nur die Jahre beim aktuellen Arbeitgeber relevant. Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern werden grundsätzlich angerechnet. Auch bestimmte Schul- und Ausbildungszeiten können bis zu einem gesetzlich vorgesehenen Ausmaß mitzählen. Genau diese Anrechnung entscheidet darüber, ob die Schwelle von 25 anrechenbaren Dienstjahren bereits erreicht ist oder bald erreicht wird.

Die 6. Urlaubswoche bedeutet typischerweise nicht „36 Arbeitstage“, sondern bei einer 5-Tage-Woche 30 Arbeitstage pro Jahr statt 25. Gesetzlich wird in Werktagen gerechnet, praktisch wird in vielen Betrieben mit Arbeitstagen gearbeitet. Diese Umrechnung muss sauber erfolgen, sonst entstehen Fehler schon im Urlaubskonto.

Wichtig ist auch der Zeitpunkt des Sprungs: Wird das 25. anrechenbare Dienstjahr mitten im Urlaubsjahr erreicht, erhöht sich der Anspruch nicht erst im nächsten Jahr automatisch zur Gänze, sondern aliquot ab diesem Zeitpunkt. Wer also im Juni die Grenze erreicht, hat für die restlichen Monate des laufenden Urlaubsjahres bereits einen erhöhten Anspruch.

Urlaub entsteht nicht immer gleich – und genau das übersehen viele

Das Urlaubsgesetz regelt in §§ 2 bis 10 UrlG, wie viel Urlaub zusteht, wann er entsteht, wie er verbraucht wird, was bei Krankheit passiert, wie lange Ansprüche bestehen und was bei Beendigung zu zahlen ist.

Im ersten Arbeitsjahr entsteht der Urlaub aliquot nach Monaten. Nach sechs Monaten besteht der volle Jahresanspruch. Ab dem zweiten Urlaubsjahr steht der volle Jahresurlaub regelmäßig bereits zu Beginn des Urlaubsjahres zu. Dieses Urlaubsjahr orientiert sich oft am Eintrittsdatum, kann aber durch Vertrag auch anders definiert sein.

Für Arbeitnehmer ist das deshalb wichtig, weil viele annehmen, Urlaub „wachse“ immer nur monatlich an. Für Arbeitgeber ist es heikel, weil eine falsche Berechnung zu unzutreffenden Urlaubskonten und späteren Differenzen bei Austritt führen kann.

Der Kollektivvertrag kann den gesetzlichen Mindeststandard verbessern. Er kann etwa zusätzliche Urlaubstage, frühere Ansprüche auf die 6. Woche oder den Urlaubszuschuss regeln. Der Urlaubszuschuss ist übrigens nicht dasselbe wie das Urlaubsentgelt: Das Urlaubsentgelt ist die normale Bezahlung während des Urlaubs, der Zuschuss ist meist ein kollektivvertraglicher Sonderbezug.

Darf ein Betrieb im Sommer einfach zusperren und alle in Urlaub schicken?

Ein Handwerksbetrieb möchte zwei Wochen im August schließen. Die Auftragslage ist ruhig, also liegt der Gedanke nahe: Dann konsumieren eben alle Urlaub. So einfach ist es nicht.

Urlaub muss grundsätzlich vereinbart werden. Der Arbeitgeber darf Arbeitnehmer daher nicht einseitig in Urlaub schicken. Ein „Zwangsurlaub“ ohne rechtliche Grundlage ist riskant. Das gilt auch dann, wenn die Betriebsschließung organisatorisch sinnvoll erscheint.

Besteht ein Betriebsrat, kann ein Betriebsurlaub unter bestimmten Voraussetzungen per Betriebsvereinbarung geregelt werden. Das Arbeitsverfassungsgesetz, insbesondere § 97 ArbVG, eröffnet hier Mitbestimmungsmöglichkeiten bei genereller Urlaubsplanung. Fehlt ein Betriebsrat, braucht es in der Regel die Zustimmung der einzelnen Arbeitnehmer.

Problematisch sind auch pauschale Urlaubssperren oder die Annahme, man könne Resturlaub im Kündigungsmonat einfach „abbauen lassen“. Urlaub ist kein Weisungsthema wie die tägliche Arbeitsanweisung, sondern verlangt eine Vereinbarung. Wer das ignoriert, produziert oft doppelte Kosten: kein wirksamer Urlaubskonsum und trotzdem später Urlaubsersatzleistung.

Krank im Urlaub: Ab wann bekomme ich Tage zurück?

Hier liegt eine der häufigsten Fehlvorstellungen. Nicht jede Erkrankung im Urlaub führt dazu, dass die Urlaubstage wieder gutgeschrieben werden.

Nach dem Urlaubsgesetz werden Krankheitstage nur dann nicht auf den Urlaub angerechnet, wenn die krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit mehr als drei Kalendertage dauert. Zwei Krankheitstage während des Urlaubs reichen also nicht. Vier Kalendertage hingegen schon.

Dazu kommen zwei Bedingungen, die in der Praxis oft vergessen werden: Die Erkrankung muss unverzüglich gemeldet werden, und es braucht einen Nachweis, meist eine ärztliche Bestätigung. Ohne Meldung und Beleg werden die Tage häufig weiterhin als Urlaub gewertet.

Besonders kompliziert wird es im Ausland. Dort scheitert die Gutschrift oft nicht an der Krankheit selbst, sondern an verspäteten Meldungen oder unklaren Attesten. Wer auf Nummer sicher gehen will, dokumentiert Zeitpunkt der Meldung, Arztbesuch und Dauer der Arbeitsunfähigkeit so genau wie möglich.

4-Tage-Woche nach der Karenz: Warum alte Urlaubstage nicht einfach gleich bleiben

Eine Mitarbeiterin kehrt aus der Karenz zurück. Es gibt noch Alturlaub. Gleichzeitig stellt das Unternehmen von einer 5-Tage- auf eine 4-Tage-Woche um. Jetzt beginnt oft das Rechenchaos.

Während des Mutterschutzes läuft Urlaub weiter an. Während der Karenz entsteht hingegen kein neuer Urlaubsanspruch. Bereits vorhandener Alturlaub bleibt aber erhalten. Außerdem sind Verjährungsregeln in diesem Zusammenhang gehemmt oder verlängert. Mutterschutzgesetz und Väter-Karenzgesetz sorgen also dafür, dass Urlaub durch Karenz nicht einfach verschwindet.

Beim Wechsel der Anzahl der Arbeitstage pro Woche darf alter Urlaub nicht schematisch 1:1 übernommen werden. Sonst entsteht eine sachlich nicht gerechtfertigte Bevorzugung oder Benachteiligung. Entscheidend ist eine faire, verhältnismäßige Umrechnung, orientiert an Wochen bzw. an der bisherigen und neuen Arbeitszeitlogik.

Ein Beispiel: Wer früher fünf Arbeitstage pro Woche hatte und auf vier umstellt, kann nicht einfach dieselbe Zahl an „Tagen“ behalten, weil ein Urlaubstag nun einen größeren Wochenanteil abdeckt. Gerade in Teilzeit, Elternteilzeit oder bei wechselnden Arbeitszeitmodellen ist diese Umrechnung oft fehleranfällig.

Bei Kündigung offen: Muss Resturlaub noch verbraucht werden?

Wird ein Dienstverhältnis zum Monatsende beendet, taucht regelmäßig dieselbe Frage auf: Muss der Resturlaub noch konsumiert werden oder ist er auszuzahlen?

Offener Urlaub ist bei Beendigung als Urlaubsersatzleistung in Geld abzugelten, wenn kein wirksamer Urlaubskonsum mehr vereinbart wird. Der Arbeitgeber kann Arbeitnehmer also nicht einseitig zwingen, den Resturlaub im letzten Monat zu verbrauchen. Ohne Einigung bleibt der Anspruch auf Auszahlung bestehen.

Das ist in der Praxis oft relevant, wenn eine Arbeitgeberkündigung zum 31.08. erfolgt und noch acht Urlaubstage offen sind. Kommt keine Urlaubsvereinbarung zustande, sind diese acht Tage als Urlaubsersatzleistung zu bezahlen.

Umgekehrt ist auch die Rückverrechnung von „zu viel“ konsumiertem Urlaub nur eingeschränkt möglich. Sie kommt nur in engen Ausnahmefällen in Betracht, etwa wenn die vorzeitige Beendigung dem Arbeitnehmer zurechenbar ist. Bei einer normalen Eigenkündigung lässt sich ein angebliches Urlaubsmanko nicht automatisch zurückfordern.

Zusätzlich ist auf Verfallsfristen im Kollektivvertrag zu achten. Geldansprüche aus dem Arbeitsverhältnis müssen dort oft innerhalb von drei bis sechs Monaten geltend gemacht werden. Wer zu lange wartet, verliert unter Umständen nicht den Urlaub selbst, wohl aber den Geldanspruch daraus.

Diese Fehler tauchen in Unternehmen und bei Arbeitnehmern ständig auf

• Vordienstzeiten oder Ausbildungszeiten werden für die 6. Urlaubswoche nicht oder zu spät angerechnet.
• Bei Wechsel von 5 auf 4 Arbeitstage pro Woche wird Urlaub falsch umgerechnet.
• Krankheit im Urlaub wird nicht sofort gemeldet oder nicht ausreichend belegt.
• Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt werden verwechselt.
• Arbeitgeber ordnen Urlaub einseitig an, obwohl eine Vereinbarung nötig wäre.
• Offene Urlaube werden jahrelang „mitgeschleppt“, bis Verjährung oder Verfall zum Streit führt.
• Bei Beendigung wird irrtümlich angenommen, Resturlaub müsse immer im Kündigungsmonat konsumiert werden.

Checkliste: Was Sie beim Urlaub sofort prüfen sollten

• Urlaubsjahr kontrollieren: Eintrittsdatum oder abweichende vertragliche Regelung?
• Vordienstzeiten und anrechenbare Ausbildungszeiten mit Unterlagen belegen.
• Bei Erreichen von 25 anrechenbaren Jahren den aliquoten Mehranspruch prüfen.
• Bei Karenz Alturlaub und gehemmt laufende Fristen gesondert dokumentieren.
• Bei Umstellung auf Teilzeit oder 4-Tage-Woche Urlaub nicht bloß in „Tagen“, sondern fair umgerechnet betrachten.
• Krankheit im Urlaub sofort melden und ärztlich bestätigen lassen.
• Bei Betriebsschließungen klären, ob eine Vereinbarung oder Betriebsvereinbarung nötig ist.
• Bei Beendigung offenen Urlaub und mögliche kollektivvertragliche Verfallsfristen sofort berechnen.

FAQ: Die Fragen, die rund um Urlaub am häufigsten gegoogelt werden

Habe ich Anspruch auf die 6. Urlaubswoche, wenn ich den Arbeitgeber gewechselt habe?

Ja, frühere Dienstzeiten bei anderen Arbeitgebern können für die 6. Urlaubswoche mitzählen. Auch bestimmte Schul- und Ausbildungszeiten sind teilweise anrechenbar. Entscheidend ist daher nicht nur die Dauer beim aktuellen Unternehmen, sondern die Summe der anrechenbaren Zeiten. Genau hier passieren besonders oft Fehler in der Personalverrechnung.

Kann mein Arbeitgeber mich einfach auf Urlaub schicken, wenn der Betrieb zusperrt?

In der Regel nein. Urlaub braucht grundsätzlich eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Gibt es einen Betriebsrat, kann ein Betriebsurlaub unter Umständen per Betriebsvereinbarung geregelt werden. Ohne solche Grundlage ist eine einseitige Urlaubsanordnung rechtlich heikel.

Ich war im Urlaub krank – bekomme ich die Tage wieder zurück?

Nur wenn die Arbeitsunfähigkeit mehr als drei Kalendertage dauert. Außerdem müssen Sie die Krankheit unverzüglich melden und nachweisen, meist durch ein ärztliches Attest. Bei nur zwei oder drei Kalendertagen Krankheit werden die Tage normalerweise weiterhin als Urlaub gezählt. Im Ausland ist eine saubere Dokumentation besonders wichtig.

Was passiert mit offenem Urlaub bei Kündigung?

Offene Urlaubstage sind bei Beendigung meist als Urlaubsersatzleistung in Geld auszuzahlen, wenn kein einvernehmlicher Verbrauch mehr stattfindet. Der Arbeitgeber kann Resturlaub nicht einfach einseitig anordnen. Wer Ansprüche geltend machen will, sollte zusätzlich auf kurze Fristen im Kollektivvertrag achten. Gerade Geldansprüche verfallen dort oft schneller als gedacht.