Arbeiten aus Spanien, Italien oder Thailand: Wann „Workation“ für Arbeitgeber teuer wird

„Ich nehme nur den Laptop mit und arbeite vier Wochen vom Balkon in Barcelona.“ Was für Arbeitnehmer harmlos klingt, kann für Arbeitgeber plötzlich zu einem Paket aus A1-Bescheinigung, ausländischer Sozialversicherung, Lohnsteuer, Datenschutz und sogar Betriebsstättenrisiko werden. Genau an diesem Punkt kippt die Stimmung oft: Erst klingt mobile Arbeit im Ausland nach Flexibilität, dann steht HR mit Fragen da, die im Dienstvertrag nie besprochen wurden.

Seit Homeoffice und Remote Work zum Alltag gehören, taucht ein Thema immer häufiger auf: Darf man überhaupt aus dem Ausland arbeiten – und wenn ja, unter welchen Bedingungen? Die kurze Antwort lautet: Ja, oft schon. Aber nicht spontan und nicht ohne Prüfung. Denn Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuerrecht, Aufenthaltsrecht und Datenschutz greifen hier ineinander.

Der Laptop reist mit – das Recht leider auch

Wer für einen österreichischen Arbeitgeber tätig ist, nimmt seine arbeitsrechtlichen Pflichten nicht an der Grenze ab. Das Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz, konkret § 2h AVRAG, verlangt für Homeoffice und mobile Arbeit eine schriftliche Vereinbarung. Darin sollte nicht nur stehen, dass aus dem Ausland gearbeitet werden darf, sondern auch wo, wie lange, mit welchen Arbeitsmitteln und ob die Zustimmung widerrufen werden kann.

Das Arbeitszeitgesetz bleibt ebenfalls relevant. § 3 AZG regelt die Normalarbeitszeit, dazu kommen Höchstgrenzen, Ruhezeiten und die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung. Wer in einer anderen Zeitzone arbeitet oder „nebenbei“ abends noch Mails beantwortet, überschreitet diese Grenzen schneller, als vielen bewusst ist.

Auch das Arbeitsruhegesetz läuft weiter. Wochenendruhe und tägliche Ruhezeiten verschwinden nicht deshalb, weil der Arbeitsort vorübergehend am Meer liegt. Besonders bei Zeitverschiebungen entstehen hier rasch Fehler in der Einsatzplanung.

Nach dem ABGB, vor allem den §§ 1153 ff, schuldet der Arbeitnehmer Arbeit gegen Entgelt. Für mobile Arbeit ist das wichtig, weil sich daraus Fragen zum Arbeitsort, zum Weisungsrecht und zur Zulässigkeit einer Verlagerung ins Ausland ergeben. Das Angestelltengesetz bleibt daneben für Themen wie Entgeltfortzahlung oder Kündigungsfristen maßgeblich. Der Ortswechsel ändert also nicht die arbeitsvertraglichen Grundrechte.

Oft unterschätzt wird das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz. Auch bei mobiler Arbeit müssen Sicherheit und Gesundheit mitgedacht werden. Perfekte Kontrolle über einen Küchentisch in Lissabon hat der Arbeitgeber nicht, aber Bildschirmarbeit, ergonomische Mindeststandards und IT-Sicherheit dürfen nicht völlig offenbleiben.

Die teuerste Kleinigkeit heißt oft: A1

Wer innerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz vorübergehend arbeitet, braucht häufig vorab eine A1-Bescheinigung. Rechtsgrundlage dafür ist das europäische Sozialversicherungsrecht, insbesondere die Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und 987/2009. Die A1 ist der Nachweis, welches Sozialversicherungsrecht gilt. Fehlt sie, drohen in vielen Ländern Verwaltungsstrafen, Nachfragen der Behörden und unnötige Diskussionen bei Kontrollen.

Entscheidend ist: In Europa soll immer nur ein Staat für die Sozialversicherung zuständig sein. Bei einer kurzen, vorübergehenden Tätigkeit im Ausland bleibt oft Österreich zuständig. Bei regelmäßiger grenzüberschreitender Arbeit kann die Zuständigkeit aber wechseln. Genau dort wird es für KMU schnell teuer.

Besonders heikel ist die sogenannte Mehrstaatenarbeit nach Art 13 VO 883/2004. Arbeitet jemand in mehreren Staaten und erbringt einen wesentlichen Teil seiner Tätigkeit im Wohnstaat, liegt die Zuständigkeit oft dort. „Wesentlicher Teil“ bedeutet in der Praxis häufig: ab etwa 25 Prozent. Wer also in Italien wohnt und zwei Tage pro Woche von dort arbeitet, landet ohne weitere Gestaltung rasch im italienischen Sozialversicherungssystem.

Seit 2023 gibt es für bestimmte Fälle eine Erleichterung: die Rahmenvereinbarung zur grenzüberschreitenden Telearbeit auf Basis von Art 16 VO 883/2004. Wenn jemand zwischen 25 Prozent und weniger als 50 Prozent im Wohnstaat telearbeitet, kann auf Antrag das Sozialversicherungsrecht des Arbeitgeberstaates weitergelten. Dieses Detail entscheidet in der Praxis oft darüber, ob ein österreichisches Unternehmen eine ausländische Payroll aufsetzen muss oder nicht.

„Unter 183 Tagen ist alles egal“ – leider ein gefährlicher Irrtum

Im Steuerrecht hält sich ein Mythos hartnäckig: Solange der Mitarbeiter weniger als 183 Tage im Ausland ist, entstehe keine Steuerpflicht. So einfach ist es nicht. § 1 EStG 1988 regelt, ob jemand in Österreich unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist. Für grenzüberschreitende Arbeit kommt zusätzlich das jeweilige Doppelbesteuerungsabkommen ins Spiel, meist nach Art 15 des OECD-Musters.

Die 183-Tage-Regel ist nur eine von mehreren Voraussetzungen. Dazu kommt regelmäßig die Frage, wer wirtschaftlicher Arbeitgeber ist und ob eine Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat vorliegt. Schon deshalb schützt die bloße Zahl der Aufenthaltstage nicht automatisch vor ausländischer Lohnsteuer.

Noch heikler wird es, wenn das ausländische Homeoffice eine Betriebsstätte des österreichischen Unternehmens begründen könnte. § 29 BAO definiert die Betriebsstätte. Wird ein ausländischer Wohnsitz regelmäßig als feste Arbeitsbasis genutzt, vom Arbeitgeber ausgestattet oder sogar nach außen geschäftlich verwendet, kann das steuerliche Folgen im Ausland auslösen. Dann geht es nicht mehr nur um die Lohnabrechnung des Mitarbeiters, sondern um Körperschaftsteuer, Registrierungen und laufende Deklarationspflichten des Unternehmens.

Vier typische Fälle – und warum das Ergebnis so unterschiedlich ausfällt

20 Arbeitstage in Portugal, Wohnsitz in Österreich

Eine Mitarbeiterin möchte für vier Wochen von Portugal aus arbeiten, kehrt danach aber nach Österreich zurück. Sozialversicherungsrechtlich bleibt meist Österreich zuständig, weil es sich um eine vorübergehende Tätigkeit handelt und keine echte Mehrstaatenarbeit vorliegt. Die A1-Bescheinigung sollte trotzdem vorab beantragt werden. Steuerlich ist dieser Fall oft relativ unkritisch, solange die Voraussetzungen des DBA eingehalten werden und kein portugiesischer Besteuerungszugriff entsteht.

Entwickler wohnt in Italien und arbeitet 40 Prozent von dort

Hier liegt ein ganz anderer Fall vor. Wer in Italien wohnt und regelmäßig 40 Prozent seiner Arbeit von dort aus erledigt, überschreitet die 25-Prozent-Schwelle im Wohnstaat. Ohne Antrag nach der Rahmenvereinbarung 2023 wird dann häufig Italien für die Sozialversicherung zuständig. Das kann Arbeitgeberregistrierung, ausländische Beiträge und organisatorischen Mehraufwand auslösen. Mit richtigem Antrag kann österreichisches Sozialversicherungsrecht unter Umständen weitergelten.

Drei Monate Thailand mit Laptop

Außerhalb EU, EWR und Schweiz endet die vermeintliche Einfachheit meist abrupt. Die europäischen Koordinierungsregeln helfen dort nicht. Lokales Sozialversicherungsrecht, Aufenthaltsrecht, Arbeitserlaubnis und Steuerrecht müssen gesondert geprüft werden. Dazu kommt der Datenschutz: Wer von Thailand aus auf Kundendaten zugreift, verarbeitet personenbezogene Daten aus einem Drittstaat. Nach Art 44 ff DSGVO braucht es dafür eine saubere Übermittlungsgrundlage, etwa Standardvertragsklauseln samt Transfer Impact Assessment, sofern kein Angemessenheitsbeschluss greift.

Dauerhaftes Homeoffice in Deutschland als „Basis“

Wenn ein Head of Sales sein deutsches Homeoffice dauerhaft als Ausgangspunkt nutzt, dort Kundenkontakte pflegt und der Arbeitgeber die Adresse faktisch mitträgt, wird das Betriebsstättenrisiko real. Dann kann nicht nur deutsche Lohnsteuer ein Thema sein, sondern auch eine steuerliche Präsenz des Unternehmens in Deutschland. Solche Konstellationen sollten nie mit einem lockeren „passt schon“ freigegeben werden.

Wo es in der Praxis am häufigsten schiefläuft

• Es gibt keine schriftliche Vereinbarung zur Auslandsarbeit, obwohl § 2h AVRAG eine klare Regelung der mobilen Arbeit verlangt.
• Die A1-Bescheinigung wird übersehen oder erst nach Reiseantritt beantragt.
• Der Arbeitgeber unterschätzt die 25-Prozent-Grenze bei Arbeit im Wohnstaat des Mitarbeiters.
• Die 183-Tage-Regel wird falsch verstanden und als pauschale Steuerbefreiung behandelt.
• Ein ausländisches Homeoffice wird dauerhaft genutzt, ohne das Betriebsstättenrisiko zu prüfen.
• Arbeitszeiten werden im Ausland nicht sauber aufgezeichnet; Ruhezeiten und Überstundenregelungen laufen aus dem Ruder.
• Drittstaaten-Zugriffe auf personenbezogene Daten erfolgen ohne DSGVO-Prüfung.
• Mit Touristenvisum wird gearbeitet, obwohl das lokale Recht dafür eine Arbeitserlaubnis verlangt.
• Kosten für Internet, Unterkunft, Equipment, Reisen oder Versicherungen sind vertraglich nicht sauber geregelt.
• Kollektivvertragliche Verfallsfristen für Überstunden oder Aufwandsersatz werden versäumt.

Bevor der Flug gebucht wird: diese Punkte sollten auf den Tisch

• Welcher Staat ist Zielstaat, und gehört er zu EU/EWR/Schweiz oder zu einem Drittstaat?
• Wie lange soll die Tätigkeit dauern: wenige Tage, mehrere Wochen oder regelmäßig wiederkehrend?
• Wo hat der Mitarbeiter seinen Wohnsitz?
• Wird im Wohnstaat mindestens 25 Prozent gearbeitet?
• Ist vorab eine A1-Bescheinigung zu beantragen?
• Gibt es steuerliche Risiken nach dem anwendbaren DBA?
• Könnte das ausländische Homeoffice als Betriebsstätte gewertet werden?
• Sind Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Ruhezeiten und Aufzeichnungspflichten organisatorisch gesichert?
• Ist der Zugriff auf personenbezogene Daten aus datenschutzrechtlicher Sicht zulässig?
• Sind Visa, Arbeitserlaubnis, Krankenversicherung und Unfallversicherung geklärt?
• Passen Kollektivvertrag, Einzelvertrag und allenfalls Betriebsvereinbarung zur geplanten Lösung?

FAQ: Das wird zu Workation und Auslands-Homeoffice am häufigsten gegoogelt

Darf ich einfach aus dem Ausland arbeiten, wenn mein Chef einverstanden ist?

Die Zustimmung des Arbeitgebers ist nur ein Teil der Sache. Zusätzlich müssen Sozialversicherung, Steuerrecht, Arbeitszeit, Aufenthaltsrecht und oft auch Datenschutz geprüft werden. Innerhalb der EU ist häufig eine A1-Bescheinigung nötig. Außerhalb der EU können Visa- und Arbeitserlaubnisfragen den Plan rasch stoppen.

Was passiert, wenn ich in Italien wohne und zwei Tage pro Woche von dort arbeite?

Dann kann italienisches Sozialversicherungsrecht zuständig werden, weil ein wesentlicher Teil der Tätigkeit im Wohnstaat erbracht wird. Die Schwelle liegt häufig bei 25 Prozent. Unter bestimmten Voraussetzungen kann über die Rahmenvereinbarung 2023 beantragt werden, dass dennoch Österreich zuständig bleibt. Ohne diese Prüfung drohen ausländische Beiträge und Registrierungen.

Reichen unter 183 Tagen im Ausland aus, damit keine Steuer anfällt?

Nein. Die 183-Tage-Regel ist nur eine Bedingung innerhalb des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens. Zusätzlich kommt es etwa darauf an, ob der Arbeitgeber oder eine Betriebsstätte im Tätigkeitsstaat relevant sind. Deshalb kann auch bei kürzerem Aufenthalt eine ausländische Steuerpflicht entstehen.

Ist eine Workation in Thailand rechtlich dasselbe wie Homeoffice in Spanien?

Nein, der Unterschied ist groß. In Spanien greifen europäische Regeln zur Sozialversicherung, in Thailand nicht. Dazu kommen bei Thailand typischerweise strengere Fragen zu Visum, Arbeitserlaubnis, lokaler Versicherung und DSGVO-Datenübermittlung in einen Drittstaat. Was innerhalb der EU oft organisierbar ist, kann im Drittstaat rechtlich und praktisch deutlich riskanter sein.