Resturlaub bei Kündigung: Wann Sie Geld bekommen – und wann nicht

Die Kündigung ist unterschrieben, der letzte Arbeitstag steht fest, und plötzlich geht es nicht mehr nur um das Gehalt, sondern um offene Urlaubstage, Freistellung und die Frage: Was ist dieser Resturlaub eigentlich wert?

Genau dort beginnen in der Praxis viele Streitigkeiten. Die Bürokauffrau rechnet mit einer ordentlichen Auszahlung, der Arbeitgeber meint, der Urlaub sei „eh schon mit der Freistellung erledigt“. Der Servicemitarbeiter hat zu Jahresbeginn viel konsumiert und erlebt beim Austritt eine böse Überraschung auf der letzten Lohnabrechnung. Und bei Teilzeitkräften kippt die Rechnung oft schon daran, dass niemand sauber zwischen Arbeitsjahr, Kalenderjahr und Arbeitstagen pro Woche unterscheidet.

Nicht jeder offene Urlaubstag wird gleich behandelt

Das Urlaubsgesetz unterscheidet sauber zwischen Urlaub aus dem laufenden Arbeitsjahr und älteren, noch nicht verfallenen Ansprüchen. § 2 UrlG regelt das Urlaubsausmaß: mindestens fünf Wochen pro Arbeitsjahr, also bei einer 5-Tage-Woche meist 25 Arbeitstage, ab 25 Dienstjahren sechs Wochen.

§ 3 UrlG ist für die Beendigung besonders wichtig. Im ersten Dienstjahr wächst der Anspruch in den ersten sechs Monaten aliquot an, danach steht der volle Jahresurlaub zu. In späteren Arbeitsjahren entsteht der volle Anspruch zwar gleich zu Beginn des Arbeitsjahres, bei einer Beendigung wird für das laufende Jahr aber dennoch aliquot abgerechnet.

Das führt oft zu Missverständnissen: Wer im Februar oder März kündigt, sieht im Zeiterfassungssystem vielleicht den vollen Jahresurlaub aufscheinen. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass bei Austritt alles in Geld abgegolten werden muss. Entscheidend ist, welcher aliquote Anteil bis zum Ende des Dienstverhältnisses tatsächlich zusteht.

Freigestellt heißt noch lange nicht auf Urlaub

Ein besonders teurer Fehler passiert rund um die Freistellung. Viele Arbeitgeber glauben, eine Freistellung während der Kündigungsfrist „verbraucht“ automatisch den Resturlaub. Das stimmt nicht.

§ 4 UrlG verlangt für den Urlaubsverbrauch Einvernehmen. Urlaub ist keine einseitige Anordnung, sondern muss konkret vereinbart werden. Eine bloße Mitteilung wie „Sie müssen nicht mehr kommen“ ist deshalb noch kein Urlaub. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer während dieser Zeit weiterhin Entgelt erhält.

Nur wenn klar festgelegt ist, dass bestimmte Tage der Freistellung als Urlaub gelten, kann der Urlaub wirksam konsumiert werden. Fehlt diese Vereinbarung, bleibt der Urlaubsanspruch offen und ist bei Beendigung als Urlaubsersatzleistung auszuzahlen.

Das Zusammenspiel mit dem ArbVG ist ebenfalls wichtig: Selbst wenn es Betriebsurlaub oder Schließzeiten gibt, ersetzt das nicht automatisch die individuelle Urlaubsvereinbarung. Eine Freistellung ohne saubere Formulierung kann daher am Ende doppelt kosten.

Was bei Beendigung tatsächlich auszuzahlen ist

§ 7 UrlG regelt die Urlaubsersatzleistung. Offener, nicht verfallener Urlaub muss bei Ende des Dienstverhältnisses in Geld abgegolten werden. Das ist keine freiwillige Leistung, sondern ein gesetzlicher Anspruch.

Für das laufende Arbeitsjahr wird aliquot gerechnet. Offener Alturlaub aus früheren Jahren, der noch nicht verfallen ist, ist dagegen grundsätzlich voll abzugelten. Genau hier lohnt sich ein genauer Blick in die Unterlagen: Viele Arbeitnehmer unterschätzen ältere Urlaubsreste, viele Arbeitgeber übersehen, dass ein behaupteter Verfall rechtlich oft gar nicht eingetreten ist.

Der Grund liegt in § 4 UrlG und der aktuellen Linie nach EU-Recht: Urlaub verfällt nicht einfach dadurch, dass er längere Zeit nicht konsumiert wurde. Wer sich auf Verfall berufen will, muss nachweisen können, dass der Arbeitnehmer zuvor aktiv über seinen Anspruch und den drohenden Verfall informiert wurde und den Urlaub auch real konsumieren konnte.

Warum die Berechnung oft zu niedrig ausfällt

Die Urlaubsersatzleistung wird nicht nach einem „nackten Grundgehalt“ berechnet, wenn im Arbeitsalltag regelmäßig mehr verdient wurde. § 6 UrlG regelt das Urlaubsentgelt, und daran knüpft auch die Ersatzleistung an. Maßgeblich ist das durchschnittliche Entgelt, meist anhand der letzten 13 Wochen oder der letzten drei Monate.

Das bedeutet: Regelmäßig anfallende variable Entgeltbestandteile gehören hinein. Typische Beispiele sind Provisionen, regelmäßig geleistete Überstunden samt Zuschlägen oder eine Überstundenpauschale. Gerade im Handel, in der Gastronomie oder bei vertriebsnahen Tätigkeiten liegt der Fehler oft darin, dass nur das Fixum angesetzt wird.

Sonderzahlungen wie 13. und 14. Gehalt sind hingegen nicht Teil des Urlaubsentgelts. Deren Aliquotierung richtet sich gesondert nach Kollektivvertrag oder Vertrag. Gesetz, Kollektivvertrag und Einzelvertrag greifen hier ineinander: Das UrlG bildet die Basis, der KV kann günstigere Regeln vorsehen, und der Einzelvertrag darf Arbeitnehmer nicht schlechter stellen.

Drei typische Fälle aus dem Arbeitsalltag

1. Kündigung durch den Arbeitgeber und widerrufliche Freistellung

Ein Mitarbeiter wird per 31.8. gekündigt und ab sofort widerruflich freigestellt. Offen sind 10 Urlaubstage aus dem Vorjahr und 8 Tage aus dem laufenden Jahr. Wenn nicht ausdrücklich vereinbart wurde, dass diese Freistellungszeit ganz oder teilweise als Urlaub konsumiert wird, bleibt der Anspruch bestehen. Bei Ende sind daher 18 Tage als Urlaubsersatzleistung auszuzahlen.

2. Zu viel Urlaub genommen – darf das vom letzten Gehalt abgezogen werden?

Ein Servicemitarbeiter konsumiert im Jänner 15 Urlaubstage und tritt am 31.3. unberechtigt vorzeitig aus. Bei einem Jahresanspruch von 25 Tagen stehen ihm aliquot bis Ende März nur 6,25 Tage zu. Der Überkonsum kann in dieser Konstellation rückgefordert oder gegengerechnet werden.

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber kündigt oder eine einvernehmliche Lösung vereinbart wird. Dann ist eine Rückforderung des überkonsumierten Urlaubs regelmäßig ausgeschlossen. Die Beendigungsart macht also finanziell oft den ganzen Unterschied.

3. Provisionen und Überstunden fehlen in der Schlussabrechnung

Eine Handelsangestellte erhält ein fixes Grundgehalt, monatlich schwankende Provisionen und leistet regelmäßig Überstunden. Bei Beendigung per 30.6. hat sie noch 12 offene Urlaubstage. Die Urlaubsersatzleistung muss sich am Durchschnitt der letzten 13 Wochen orientieren und daher nicht nur das Grundgehalt, sondern auch die durchschnittlichen Provisionen und die regelmäßigen Überstundenbestandteile enthalten.

Teilzeitwechsel: Warum Resturlaub plötzlich „falsch“ aussieht

Besonders heikel wird es, wenn sich die Zahl der Arbeitstage pro Woche ändert. Urlaub ist im Kern ein Anspruch auf fünf Arbeitswochen Freizeit. Wer also von drei auf fünf Arbeitstage pro Woche wechselt, darf weder benachteiligt noch ungerechtfertigt begünstigt werden.

Ein Teilzeitvater, der zunächst an drei Tagen pro Woche arbeitet und später auf fünf Tage erhöht, kann seinen Resturlaub nicht einfach mit derselben Tageszahl weiterführen, als wäre nichts passiert. Die offenen Ansprüche müssen auf die neue Arbeitszeitlogik umgerechnet werden. Sonst entstehen Abrechnungen, die auf dem Papier plausibel wirken, tatsächlich aber zu viel oder zu wenig Urlaub ausweisen.

Gerade bei Austritt fallen solche Fehler auf, weil dann jeder Resttag Geld kostet. Wer hier nur Tabellen abschreibt, ohne die Arbeitswochen sauber umzurechnen, produziert fast zwangsläufig Streit.

Diese Fehler kosten oft viel Geld

• Urlaub im laufenden Dienstverhältnis auszahlen: Das ist grundsätzlich unzulässig. Geld statt Urlaub gibt es typischerweise erst bei Beendigung.
• Mit dem Kalenderjahr rechnen: Maßgeblich ist oft das Arbeitsjahr ab Eintritt, nicht automatisch Jänner bis Dezember.
• Freistellung mit Urlaub verwechseln: Ohne klare Vereinbarung bleibt der Urlaub offen.
• Überkonsum immer zurückfordern wollen: Das geht nur in bestimmten Beendigungssituationen, etwa beim unberechtigten vorzeitigen Austritt.
• Provisionen und Überstunden übersehen: Die Ersatzleistung wird dadurch häufig zu niedrig angesetzt.
• KV-Fristen ignorieren: Viele Kollektivverträge sehen kurze Ausschlussfristen von nur drei bis sechs Monaten vor.

Was Betroffene sofort prüfen sollten

• Welches Arbeitsjahr ist für die Berechnung maßgeblich?
• Wie viel Urlaub stammt aus dem laufenden Jahr, wie viel aus Vorjahren?
• Gab es eine echte Urlaubsvereinbarung oder nur eine Freistellung?
• Liegt Überkonsum vor – und wenn ja, wie endet das Dienstverhältnis?
• Enthält die Berechnung variable Entgeltbestandteile wie Provisionen, Prämien oder regelmäßige Überstunden?
• Hat der Kollektivvertrag eine Ausschlussfrist für Geldansprüche nach Austritt?
• Wurde ein angeblicher Urlaubsverfall vom Arbeitgeber jemals konkret angekündigt und der Verbrauch ermöglicht?

Häufig gesuchte Fragen zur Urlaubsersatzleistung

„Bekomme ich meinen Resturlaub automatisch ausbezahlt, wenn ich kündige?“

Nicht jeden angezeigten Urlaubssaldo automatisch, aber offenen und nicht verfallenen Urlaub schon. Für das laufende Arbeitsjahr wird aliquot gerechnet, Alturlaub ist grundsätzlich voll abzugelten. Wichtig ist auch, ob während der Kündigungsfrist tatsächlich Urlaub vereinbart wurde oder nur eine Freistellung vorlag.

„Darf mein Arbeitgeber zu viel konsumierten Urlaub vom letzten Gehalt abziehen?“

Das kommt auf die Art der Beendigung an. Bei unberechtigtem vorzeitigem Austritt oder gerechtfertigter Entlassung kann eine Rückforderung möglich sein. Bei Arbeitgeberkündigung oder oft auch bei einvernehmlicher Lösung ist eine Rückforderung des Überkonsums regelmäßig ausgeschlossen.

„Zählen Provisionen bei der Urlaubsersatzleistung mit?“

Ja, wenn sie regelmäßig anfallen. Dasselbe gilt für regelmäßig geleistete Überstunden samt Zuschlägen oder Pauschalen. Wird nur das Fixgehalt berücksichtigt, ist die Abrechnung oft zu niedrig.

„Wie lange kann ich offene Urlaubsersatzleistung nachfordern?“

Geldansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjähren nach § 1486 ABGB grundsätzlich in drei Jahren. Viel gefährlicher sind in der Praxis aber Kollektivvertrags-Ausschlussfristen, die oft schon nach drei bis sechs Monaten greifen. Wer nach dem Austritt zu lange wartet, kann einen eigentlich guten Anspruch trotzdem verlieren.