Stellvertretung ohne Vorstandsbeschluss: Wann gibt es trotzdem mehr Gehalt? OGH schärft die Grenzen im Arbeitsrecht
Sie unterschreiben seit Jahren wichtige Schreiben, erledigen Banktransaktionen und halten den Betrieb am Laufen – und trotzdem bleibt Ihre Einstufung gleich? Genau zu dieser Konstellation hat der Oberste Gerichtshof ein klares Signal zum Fokus-Keyword „Stellvertretungszulage im Arbeitsrecht“ gesetzt.
Wie ein Assistent jahrelang wie ein Stellvertreter arbeitete – und doch kein höheres Gehalt bekam
Der Fall vor dem Obersten Gerichtshof (OGH) (OGH 26.08.2024, 8 ObA 4/24g) betraf einen Assistenten der Geschäftsleitung, der seit 2016 bei einem österreichischen Sozialversicherungsträger angestellt war. Er war nach der Dienstordnung A (DO.A) in einer mittleren Gehaltsgruppe eingestuft und erhielt später eine Dienstklassen-Beförderung plus Funktionszulage. Sein Alltag: laufende Bürotätigkeiten, Unterstützung der Leitung, Organisation.
Im Juli 2016 erhielt der Arbeitnehmer zusätzlich eine schriftliche Vertretungsbefugnis. Ausgestellt wurde sie von einem leitenden Angestellten, mit Zustimmung des Präsidenten. Inhalt: Vertretung für laufende Bürotätigkeiten, Unterzeichnung bestimmter Schreiben und Durchführung einzelner Banktransaktionen, damit der Bürobetrieb gesichert bleibt. Die Vollmacht war ausdrücklich „jederzeit widerruflich“ und galt faktisch immer dann, wenn die Hauptverantwortlichen abwesend waren.
Über mehrere Jahre übernahm der Arbeitnehmer diese Aufgaben. Er fühlte sich de facto wie ein Stellvertreter und argumentierte, er habe Tätigkeiten einer höheren Funktion wahrgenommen. Daher forderte er für die Zeit von November 2019 bis Dezember 2022 eine Einstufung in die höhere Gehaltsgruppe G und damit eine Nachzahlung von über 15.000 EUR brutto. Die Arbeitgeberin sah das anders und verwies auf die formale Dienstordnung.
Das Arbeits- und Sozialgericht Wien wies die Klage ab, das Oberlandesgericht Wien bestätigte diese Entscheidung. Schließlich legte der Arbeitnehmer Revision an den OGH ein. Der OGH vom 26.08.2024, 8 ObA 4/24g, entschied, dass der Revision nicht Folge zu geben ist. Die Höherstufung blieb aus, obwohl der Arbeitnehmer jahrelang vertretungsweise leitungsnahe Aufgaben erfüllt hatte.
Der entscheidende Punkt: Die Vertretungsbefugnis war zeitlich und inhaltlich beschränkt und stammte nicht von jenem Organ, das die Dienstordnung A für eine echte Stellvertretungsfunktion verlangt – dem Vorstand. Der OGH stellte klar, dass damit kein „dauernder Arbeitsinhalt“ im Sinn der höheren Gehaltsgruppe vorlag.
Eine zentrale Kernaussage lautet: Der Oberste Gerichtshof hat am 26.08.2024 in 8 ObA 4/24g entschieden, dass eine widerrufliche, auf unaufschiebbare Bürotätigkeiten beschränkte Vertretungsbefugnis ohne Vorstandsbeschluss keinen Anspruch auf Höherstufung in eine höhere Gehaltsgruppe begründet, selbst wenn der Arbeitnehmer diese Aufgaben über mehrere Jahre faktisch ausübt.
Wann führt Stellvertretung im österreichischen Arbeitsrecht wirklich zu mehr Geld? Stellvertretungszulage im Arbeitsrecht — Rechtsanwalt Wien
Im österreichischen Arbeitsrecht hängt ein Anspruch auf höheres Entgelt wegen Stellvertretung oder höherwertiger Tätigkeit stark von Kollektivverträgen oder Dienstordnungen ab. Im hier relevanten Bereich der Sozialversicherungsträger regelt die Dienstordnung A (DO.A), wann eine höhere Gehaltsgruppe oder eine Verwendungszulage zusteht, wenn ein Arbeitnehmer leitungsähnliche Aufgaben übernimmt.
Die DO.A unterscheidet im Kern: Einerseits die Einstufung in eine höhere Gehaltsgruppe (z. B. Gehaltsgruppe G) bei dauernder Übertragung einer höherwertigen Funktion; andererseits eine Verwendungszulage, wenn ein Mitarbeiter vorübergehend Aufgaben einer höherwertigen Stelle wahrnimmt. Entscheidend sind also Dauer, Umfang der Aufgaben und – ganz wesentlich – welches Organ die Funktion offiziell überträgt.
Die Frage der Stellvertretungszulage im Arbeitsrecht richtet sich nach Dienstordnungen und der formellen Bestellung. In Österreich gilt: Eine Höherstufung in eine höhere Gehaltsgruppe setzt nach § 36 und § 37g Dienstordnung A (DO.A) voraus, dass die höherwertige Funktion dauerhaft übertragen wird und die Bestellung durch das im Regelwerk vorgesehene Organ – hier den Vorstand – erfolgt. Eine bloß praktische Vertretung oder interne Vollmacht genügt nicht.
Im konkreten Fall laut DO.A musste der Vorstand selbst eine konstitutive Bestellung als Stellvertreter vornehmen, um die höhere Gehaltsgruppe auszulösen. Eine Vollmacht durch einen leitenden Angestellten mit bloßer Zustimmung des Präsidenten war daher nicht ausreichend. Der OGH betonte, dass formalrechtliche Anforderungen nicht durch „gelebte Praxis“ ersetzt werden, wenn die Dienstordnung klare Vorgaben macht.
Ein weiterer Stolperstein: Der Arbeitnehmer hatte keine Verwendungszulage eingeklagt, sondern ausschließlich die Höherstufung. Damit musste er beweisen, dass sein Arbeitsinhalt dauerhaft und wesentlich verändert wurde. Da die Vertretungsbefugnis ausdrücklich widerruflich war und sich nur auf unaufschiebbare Tätigkeiten in Vertretungsfällen bezog, sah der OGH keinen dauerhaften Arbeitsinhalt, sondern eine bloß vorübergehende Zusatzaufgabe.
Nach § 1152 Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB) – abrufbar im RIS unter Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB) – haben Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf die angemessene Vergütung für die vereinbarte Tätigkeit. Für darüber hinausgehende, höherwertige Aufgaben braucht es aber entweder eine klare vertragliche Vereinbarung oder einen kollektivvertraglichen Anspruch, wie ihn die DO.A in Form von Höherstufung oder Verwendungszulage vorsieht.
Ein prägnanter Rechtsgrundsatz lautet: In Österreich gilt: Wer dauerhaft höherwertige Aufgaben und eine leitende Stellvertretungsfunktion ausübt, hat nur dann Anspruch auf eine höheren Gehaltsgruppe, wenn die maßgebliche Dienstordnung – hier die Dienstordnung A (DO.A) – die Bestellung durch ein bestimmtes Organ verlangt und dieser formale Akt (z. B. Vorstandsbeschluss) tatsächlich erfolgt ist.
Warum der OGH in 8 ObA 4/24g die Höherstufung ablehnte – und worauf er besonders achtete
Der Oberste Gerichtshof hat am 26.08.2024 (8 ObA 4/24g) entschieden, dass eine über Jahre gelebte, aber jederzeit widerrufliche Vertretung ohne formelle Bestellung durch den Vorstand keinen Anspruch auf Einstufung in eine höhere Gehaltsgruppe nach der Dienstordnung A (DO.A) der Sozialversicherungsträger begründet.
Die Untergerichte – Arbeits- und Sozialgericht Wien sowie Oberlandesgericht Wien – hatten bereits argumentiert, dass die DO.A klar festlegt, wer Stellvertretungsfunktionen wirksam übertragen darf. Für die relevante Gehaltsgruppe war das der Vorstand. Da kein Vorstandsbeschluss nachgewiesen wurde, verneinten die Gerichte eine echte Stellvertreterbestellung. Der OGH schloss sich dieser Sichtweise an.
Entscheidend war auch die inhaltliche und zeitliche Begrenzung der Vollmacht. Sie war an konkrete Vertretungsfälle gebunden, betraf unaufschiebbare Bürotätigkeiten und war jederzeit widerruflich. Der OGH wertete das als vorübergehende, funktionale Vertretung, nicht als dauerhafte Änderung des Arbeitsinhalts. Dauerhaftigkeit ist aber Voraussetzung für eine Höherstufung.
Bemerkenswert ist, dass der OGH auch betonte: Selbst wenn jemand ähnlich verantwortungsvolle Aufgaben wie ein höher eingestufter Kollege übernimmt, reicht das ohne formelle Bestellung nicht für die höhere Gehaltsgruppe. Die Dienstordnung A knüpft den Anspruch an objektive Merkmale (Tätigkeit) und formale Akte (Bestellung durch den Vorstand). Beides muss erfüllt sein.
Ein weiterer Punkt, der in Wien und ganz Österreich für Arbeitnehmer wichtig ist: Der Kläger hatte keine Verwendungszulage eingeklagt und seine konkreten Tätigkeiten nur allgemein umrissen. Der OGH wies darauf hin, dass für eine Verwendungszulage eine präzise Darlegung von Art, Dauer und Umfang der höherwertigen Aufgaben nötig ist. Ohne schlüssiges Vorbringen kann das Gericht keinen solchen Anspruch zuerkennen.
Für das österreichische Arbeitsrecht bedeutet diese aktuelle Entscheidung, dass Gerichte bei Einstufungsfragen sehr genau hinsehen, ob Dienstordnungen und Kollektivverträge formale Voraussetzungen vorsehen. Wer diese Hürde ignoriert, riskiert, trotz faktischer Mehrverantwortung leer auszugehen.
Was heißt das für die Praxis? Drei typische Situationen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Die Entscheidung des OGH in 8 ObA 4/24g ist vor allem für große Arbeitgeber mit Dienstordnungen oder komplexen Kollektivverträgen relevant – etwa in der Sozialversicherung, im öffentlichen Dienst oder in staatsnahen Betrieben. Sie zeigt, wie eng Gerichte an die formalen Regeln anknüpfen und welche Fehler Arbeitnehmer wie Arbeitgeber vermeiden sollten.
Wenn Sie sich gerade in einer ähnlichen Situation befinden, lohnt sich ein genauer Blick auf folgende Konstellationen:
- Sie vertreten seit Jahren eine Abteilungsleitung, unterschreiben Schriftstücke, geben interne Weisungen weiter und erledigen Banktransaktionen, haben aber nie eine formelle Bestellung vom zuständigen Organ (z. B. Vorstand, Geschäftsführung) erhalten.
- Ihre Stellvertretungsfunktion ist nur intern per E‑Mail oder durch eine Vollmacht eines Vorgesetzten geregelt, oft mit ausdrücklichem Widerrufsvorbehalt und ohne Änderung der Arbeitsplatzbeschreibung oder Einstufung im Dienstpostenplan.
- Sie haben bereits eine Funktionszulage, glauben aber, dass Ihre tatsächlichen Aufgaben eher einer höheren Gehaltsgruppe entsprechen, und fragen sich, ob eine Verwendungszulage oder Höherstufung möglich ist.
In solchen Fällen sollten Arbeitnehmer in Wien und ganz Österreich strukturiert vorgehen:
- Sammeln Sie Nachweise über Ihre vertretungsweisen Tätigkeiten (E‑Mails, Vollmachten, Terminkalender, unterschriebene Schreiben, Bankunterlagen) mit Zeitangaben.
- Prüfen Sie, welcher Kollektivvertrag oder welche Dienstordnung gilt und welches Organ dort für die Übertragung von Stellvertretungen zuständig ist.
- Lassen Sie fachkundig prüfen, ob eher eine Verwendungszulage oder eine Höherstufung in Frage kommt – und in welchen Zeiträumen Ansprüche noch nicht verjährt sind.
Für Arbeitgeber und HR-Abteilungen sind die Konsequenzen ebenso deutlich: Wer Mitarbeitern längerfristig leitungsähnliche Aufgaben überträgt, sollte klar dokumentieren, ob es sich um eine bloß vorübergehende, widerrufliche Vertretung oder um eine dauerhafte Funktion handelt. Für die Praxis des österreichischen Arbeitsrechts empfiehlt sich, Vertretungsentscheidungen schriftlich festzuhalten und sie mit der jeweiligen Dienstordnung oder dem Kollektivvertrag abzugleichen.
Ein klarer Praxissatz lautet: Arbeitgeber in Österreich sollten jede dauerhafte Übertragung von Leitungs- oder Stellvertretungsaufgaben nur nach dem in Dienstordnung oder Kollektivvertrag vorgesehenen Verfahren (z. B. Vorstandsbeschluss) vornehmen und zugleich prüfen, ob eine Anpassung der Gehaltsgruppe oder die Gewährung einer Verwendungszulage auszulösen ist.
Häufige Fragen zu Stellvertretung, Höherstufung und Verwendungszulage im österreichischen Arbeitsrecht
Kann ich mehr Gehalt verlangen, wenn ich jahrelang meinen Chef vertrete?
In Österreich gilt: Mehr Gehalt wegen Stellvertretung setzt eine dauerhafte Übertragung höherwertiger Aufgaben und die Einhaltung der formalen Bestellung nach Dienstordnung oder Kollektivvertrag voraus (§ 1152 ABGB, DO.A; OGH 26.08.2024, 8 ObA 4/24g). Bloß faktische Vertretung reicht meist nicht.
Habe ich Anspruch auf Verwendungszulage, wenn ich nur vorübergehend höherwertige Aufgaben übernehme?
In Österreich gilt: Eine Verwendungszulage besteht, wenn Kollektivvertrag oder Dienstordnung dies für vorübergehende höherwertige Verwendung vorsehen (z. B. § 37g DO.A). Voraussetzung ist eine zeitlich relevante, klar höhere Tätigkeit; die genauen Aufgaben und Zeiträume müssen Sie darlegen und beweisen.
Was passiert, wenn die Stellvertretung nur per E‑Mail angeordnet wurde, ohne Vorstandsbeschluss?
In Österreich gilt: Eine rein interne oder per E‑Mail angeordnete Vertretung ohne Bestellung durch das zuständige Organ löst in der Regel keine Höherstufung nach der Dienstordnung aus (vgl. OGH 26.08.2024, 8 ObA 4/24g). Möglich bleibt aber ein Anspruch auf Verwendungszulage, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Kann ich rückwirkend eine Höherstufung einklagen, wenn ich meine Aufgaben schlecht dokumentiert habe?
In Österreich gilt: Eine rückwirkende Höherstufung oder Verwendungszulage ist nur durchsetzbar, wenn Sie Art, Dauer und Umfang der höherwertigen Tätigkeit schlüssig nachweisen können (§ 1152 ABGB; kollektivvertragliche Fristen). Fehlt eine ausreichende Dokumentation, sinken Ihre Erfolgsaussichten erheblich.
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