Drei Jahre Zeit? Warum Lohn- und Überstundenansprüche oft schon nach wenigen Monaten weg sind

Die Buchhalterin wartet bis nach dem Jahresabschluss, sammelt ihre Lohnzettel und rechnet nach: Seit Monaten wurden Überstunden zu niedrig bezahlt. Sie bleibt trotzdem ruhig, denn sie hat ja „eh drei Jahre Zeit“. Genau an diesem Punkt gehen in der Praxis viele Ansprüche verloren.

Bei ausständigem Entgelt denken viele Arbeitnehmer an die dreijährige Verjährung. Diese Frist gibt es tatsächlich. Nur hilft sie oft nicht weiter, wenn im Kollektivvertrag eine viel kürzere Verfallsfrist steht. Dann reicht es nicht, irgendwann innerhalb von drei Jahren zu reagieren. Der Anspruch muss meist binnen weniger Monate schriftlich und konkret geltend gemacht werden. Sonst ist er weg.

Das betrifft nicht nur Überstunden. Auch Zulagen, Reisezeiten, All-in-Unterdeckungen, Sonderzahlungen und Differenzen wegen falscher Einstufung können an kurzen Fristen scheitern. Für Arbeitgeber ist das Thema ebenso heikel: Wer Fristen übersieht oder Ansprüche unbedacht anerkennt, riskiert unnötige Nachzahlungen und Streit.

Warum die „3 Jahre“ oft in die Irre führen

Das ABGB kennt in § 1486 Z 5 eine dreijährige Verjährungsfrist für Entgeltansprüche aus dem Arbeitsverhältnis. Vereinfacht heißt das: Lohn- und Gehaltsansprüche verjähren normalerweise drei Jahre ab ihrer Fälligkeit. Wer nur diese Regel kennt, fühlt sich oft auf der sicheren Seite.

Im Arbeitsleben spielt aber noch eine zweite Ebene mit: der Kollektivvertrag. Nach den Regeln des ArbVG können Kollektivverträge verbindliche Verfallsfristen vorsehen. Diese Fristen sind oft deutlich kürzer, häufig drei oder sechs Monate. Sie verlangen nicht bloß Geduld, sondern aktives Handeln. Der Anspruch muss rechtzeitig geltend gemacht werden, manchmal später sogar noch innerhalb einer zweiten Frist bei Gericht.

Der praktische Unterschied ist enorm. Verjährung bedeutet: Der Anspruch besteht zunächst weiter, kann aber nach Fristablauf nicht mehr erfolgreich durchgesetzt werden, wenn sich die Gegenseite darauf beruft. Verfall ist schärfer. Wird die Ausschlussfrist versäumt, ist der Anspruch in vielen Fällen endgültig verloren.

Die allgemeine 30-jährige Verjährung des ABGB nach § 1478 hilft bei Entgeltansprüchen fast nie, weil die spezielleren Regeln vorgehen. Wer offene Lohnbestandteile hat, sollte daher immer zuerst den anwendbaren Kollektivvertrag prüfen lassen.

Der entscheidende Moment: Wann beginnt die Frist zu laufen?

Fristen laufen nicht ab dem Bauchgefühl, sondern ab der Fälligkeit. Genau hier passieren die meisten Rechenfehler. Überstunden aus dem Februar werden etwa oft nicht erst ab Jahresende fällig, sondern bereits mit dem nächsten Monatslohn, wenn Kollektivvertrag oder Lohnsystem das so vorsehen.

Beim Arbeitszeitgesetz geht es um die Grundlage für Überstunden und Zuschläge. Der daraus entstehende Entgeltanspruch folgt dann wieder den Fristen des Kollektivvertrags oder der gesetzlichen Verjährung. Für die Frage, ob noch etwas zu holen ist, muss man also immer beides zusammendenken: Wann war die Leistung erbracht, und wann war das Geld fällig?

Auch bei All-in-Vereinbarungen beginnt die Frist nicht erst dann, wenn der Arbeitnehmer die Unterdeckung entdeckt. Maßgeblich ist meist der jeweilige Fälligkeitszeitpunkt des monatlichen Entgelts. Wenn der KV-Mindestbezug steigt und das All-in diesen Betrag nicht mehr deckt, entstehen laufend einzelne Differenzansprüche. Jeder einzelne kann gesondert verfallen.

Ein kurzes E-Mail kann reichen – ein vages Gespräch meist nicht

Viele Kollektivverträge verlangen, dass Ansprüche schriftlich geltend gemacht werden. In der Praxis ist ein E-Mail oft ausreichend, wenn keine strengere Form vorgeschrieben ist. Entscheidend ist, dass die Nachricht rechtzeitig beim Arbeitgeber einlangt.

Wenig hilfreich ist dagegen eine bloße mündliche Beschwerde beim Vorgesetzten. Die Filialleiterin, die ihrem Chef im Gespräch sagt, sie bekomme seit Monaten zu wenig ausbezahlt, fühlt sich oft schon „aktiv geworden“. Wenn der Kollektivvertrag Schriftlichkeit verlangt, rettet dieses Gespräch den Anspruch aber meist nicht.

Noch ein häufiger Fehler: Das Schreiben ist zu unbestimmt. „Bitte zahlen Sie alles nach, was noch offen ist“ genügt oft nicht. Besser ist eine klare Auflistung: welcher Zeitraum, welche Anspruchsart, möglichst welcher Betrag oder zumindest nachvollziehbare Berechnungsgrundlage. Nur so wird erkennbar, was verlangt wird.

Vier Monate Unterschied können über tausende Euro entscheiden

Eine Angestellte im Handel schreibt im Juni ein E-Mail an ihren Arbeitgeber und fordert Überstunden aus Februar bis April nach. Der Kollektivvertrag sieht eine Verfallsfrist von drei Monaten vor. Fällig waren die Überstunden jeweils mit dem nächsten Monatslohn.

Das Ergebnis ist ernüchternd: Die Februar-Überstunden waren bereits im März fällig und Ende Mai verfallen. Das Juni-Mail kommt dafür zu spät. Ansprüche ab April können dagegen noch gerettet sein, wenn ihre Fälligkeit erst im Mai eingetreten ist. Ein einziges E-Mail wenige Wochen früher hätte also einen ganzen Monat zusätzlich gesichert.

Ein anderes Bild bei All-in-Verträgen: Ein Mitarbeiter bemerkt im Jänner 2026, dass sein Gehalt seit einer KV-Erhöhung im Jahr 2024 unter dem kollektivvertraglichen Mindestniveau liegt. Der KV sieht sechs Monate Verfallsfrist ab Fälligkeit vor und nach Ablehnung noch drei Monate für die Klage. Ohne frühere schriftliche Geltendmachung sind meist nur die letzten sechs Monate vor seinem Schreiben noch durchsetzbar. Der ältere Rest ist verfallen.

Auch Arbeitgeber tappen in Fallen. Ein ehemaliger Mitarbeiter fordert im September Reisezeiten aus dem Frühjahr. Der Arbeitgeber hatte im Juni per E-Mail geschrieben, die April-Reisezeiten würden „nächsten Monat überwiesen“. So eine Zusage kann als Anerkenntnis wirken. Dann wird es deutlich schwerer, sich später auf Fristen zu berufen. Für andere Monate ohne solche Zusage kann die Verfallsfrist dagegen sehr wohl greifen.

Was bei Verträgen zusätzlich schiefgehen kann

Nicht nur Kollektivverträge enthalten Fristen. Auch Arbeitsverträge oder Standardformulare sehen manchmal Ausschlussfristen vor. Solche Klauseln sind aber nicht grenzenlos zulässig. Nach § 864a ABGB sind ungewöhnliche Klauseln ohne deutlichen Hinweis problematisch. Nach § 879 Abs 3 ABGB sind gröblich benachteiligende Bestimmungen angreifbar.

Eine extrem kurze Frist von einem Monat in einem Formularvertrag hält einer Prüfung oft nicht stand. Außerdem darf der Einzelvertrag einen anwendbaren Kollektivvertrag nicht zu Ungunsten des Arbeitnehmers unterschreiten. Das ist das Günstigkeitsprinzip. Wer also eine vertragliche Frist liest, sollte nie automatisch annehmen, dass sie wirksam ist.

Besonders gefährlich sind „Alles abgegolten“- oder Saldoerklärungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Wer in einem Auflösungsvergleich bestätigt, keine offenen Ansprüche mehr zu haben, schneidet sich unter Umständen selbst ab. Ob so eine Erklärung wirksam ist, hängt stark vom Einzelfall und von der konkreten Formulierung ab.

Die häufigsten Fehler auf beiden Seiten

• Arbeitnehmer verlassen sich auf die dreijährige Verjährung und übersehen KV-Verfallsfristen von drei bis sechs Monaten.
• Ansprüche werden nur mündlich angesprochen, aber nicht schriftlich und rechtzeitig geltend gemacht.
• Das Schreiben ist zu ungenau: kein Zeitraum, keine Anspruchsart, keine nachvollziehbare Berechnung.
• Nach einer Ablehnung wird die zweite Frist zur Klage übersehen.
• Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohnzettel und E-Mails werden nicht sauber gesichert.
• Arbeitgeber machen aus Höflichkeit Zusagen oder Teilzahlungen und schwächen damit ihre spätere Einwendung.

Checkliste: Was jetzt sofort zu tun ist, wenn Geld fehlt

• Kollektivvertrag feststellen: Welche Branche, welcher KV, welche Verfallsfrist?
• Fälligkeit prüfen: Ab wann war der konkrete Anspruch zahlbar?
• Unterlagen sammeln: Dienstvertrag, Lohnzettel, Arbeitszeitaufzeichnungen, E-Mails, Schichtpläne.
• Anspruch schriftlich erheben: Zeitraum, Anspruchsart und möglichst Betrag anführen.
• Zugang sichern: E-Mail mit Sendebeleg oder eingeschriebener Brief.
• Auf Reaktion achten: Manche KVs starten nach Ablehnung oder Schweigen eine weitere Klagefrist.
• Vor Unterschrift prüfen: Keine Saldoerklärung oder Auflösungsvereinbarung ungeprüft unterschreiben.

FAQ: So wird bei Google wirklich gesucht

Habe ich bei zu wenig Gehalt wirklich nur 3 Monate Zeit?

Das kann sein. Viele Kollektivverträge sehen Verfallsfristen von drei oder sechs Monaten vor. Entscheidend ist nicht nur das Gesetz, sondern vor allem, welcher KV auf Ihr Arbeitsverhältnis anwendbar ist. Die dreijährige Verjährung hilft oft nur dann, wenn keine kürzere wirksame Ausschlussfrist eingreift.

Reicht es, wenn ich meinem Chef mündlich sage, dass Überstunden offen sind?

Oft nein. Wenn der Kollektivvertrag eine schriftliche Geltendmachung verlangt, genügt ein Gespräch normalerweise nicht. Sicherer ist ein E-Mail oder Brief, der konkret bezeichnet, welche Überstunden für welchen Zeitraum bezahlt werden sollen. Wichtig ist auch, dass die Nachricht beim Arbeitgeber rechtzeitig ankommt.

Ich habe einen All-in-Vertrag. Kann ich Unterzahlungen Jahre rückwirkend verlangen?

Nicht automatisch. Auch bei All-in-Vereinbarungen können Differenzansprüche laufend verfallen, wenn der Kollektivvertrag kurze Fristen vorsieht. Wer eine Unterdeckung erst spät bemerkt, verliert daher oft ältere Monate. Gerade nach KV-Erhöhungen sollte rasch geprüft werden, ob das All-in noch ausreicht.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber meine Forderung ignoriert?

Schweigen ist nicht harmlos. Manche Kollektivverträge sehen vor, dass nach schriftlicher Geltendmachung innerhalb einer weiteren Frist geklagt werden muss, wenn der Arbeitgeber ablehnt oder nicht reagiert. Wer diese zweite Stufe übersieht, verliert den Anspruch trotz rechtzeitigem ersten Schreiben. Genau deshalb sind diese Fälle oft dringender, als sie auf den ersten Blick wirken.