Zu niedrig eingestuft trotz Berufserfahrung? Wann Vordienstzeiten in Österreich wirklich zählen

Der neue Job beginnt gut, die Aufgaben passen, das Gehalt auch – bis ein paar Monate später auffällt, dass die Kollegin mit weniger Erfahrung in derselben Entgeltstufe mehr bekommt. Genau an diesem Punkt beginnt in vielen Betrieben ein Streit, der vermeidbar gewesen wäre: Welche Vordienstzeiten zählen für Einstufung, Vorrückung und Urlaub tatsächlich mit?

Die Antwort steht selten nur im Dienstvertrag. Entscheidend ist meist ein Zusammenspiel aus Gesetz, Kollektivvertrag und individueller Vereinbarung. Wer hier zu spät hinschaut, verliert schnell Geld. Gerade bei Unterzahlungen sind die Fristen oft kurz.

Eine fehlende Zeile im Vertrag kann jahrelang Geld kosten

Eine Sachbearbeiterin wechselt nach acht Jahren Berufserfahrung zu einem KMU. Im Vertrag steht ihre kollektivvertragliche Verwendungsgruppe, aber kein Wort dazu, ob und in welchem Ausmaß ihre bisherigen Jahre angerechnet werden. Zunächst fällt das nicht auf. Erst als eine Vorrückung ansteht, merkt sie: Ihr Stichtag liegt zu spät. Sie hängt eine Entgeltstufe hinterher.

Solche Fälle sind Alltag. Der Irrtum beginnt oft mit der Annahme, dass einschlägige Erfahrung „eh automatisch“ berücksichtigt wird. Das stimmt nur dann, wenn der anwendbare Kollektivvertrag die Anrechnung vorsieht oder der Einzelvertrag eine günstigere Regel enthält. Fehlt beides oder ist die Formulierung unklar, wird später über Jahre, Monate und Nachweise gestritten.

Für Arbeitgeber ist das ebenfalls riskant. Ein Start-up, das Vordienstzeiten pauschal mit „0 Jahren“ ansetzt, obwohl der Kollektivvertrag eine Anrechnung verlangt, produziert womöglich rückwirkende Differenzlohnansprüche. Und zwar nicht nur für einen Mitarbeiter, sondern unter Umständen für mehrere.

Nicht jede Berufserfahrung ist gleich viel wert

Ob frühere Zeiten zählen, hängt in der Praxis zuerst vom Kollektivvertrag ab. Das Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) bildet die Grundlage für Kollektivverträge; dort wird nicht die konkrete Anrechnung geregelt, aber es schafft den rechtlichen Rahmen dafür. In vielen Branchen finden sich dann sehr genaue Regeln zu Verwendungsgruppen, Vorrückungsstichtagen, Entgeltstufen und anrechenbaren Vordienstzeiten.

Manche Kollektivverträge rechnen nur einschlägige Praxis an. Andere setzen Höchstgrenzen, etwa eine volle Anrechnung bis zu einer bestimmten Jahresanzahl und darüber hinaus nur noch teilweise. Wieder andere unterscheiden zwischen inländischer und ausländischer Praxis, zwischen unselbständiger Tätigkeit und Selbständigkeit oder zwischen branchennaher und exakt gleichartiger Tätigkeit.

Der Einzelvertrag darf für Arbeitnehmer günstigere Regelungen vorsehen. Er darf aber nicht wirksam festlegen, dass anrechenbare Zeiten „gar nicht“ zählen, wenn der Kollektivvertrag etwas anderes vorgibt. Eine pauschale Null-Anrechnung hält daher oft nicht.

Was im Gesetz steht – und warum der Kollektivvertrag trotzdem meist wichtiger ist

Das Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetz (AVRAG) verpflichtet den Arbeitgeber, wesentliche Punkte des Dienstverhältnisses schriftlich festzuhalten. Dazu gehören unter anderem die Einstufung im Kollektivvertrag. Wurde eine Anrechnung von Vordienstzeiten vereinbart, sollte auch diese klar dokumentiert sein. Ein sauber formulierter Vertrag verhindert spätere Beweisprobleme, ersetzt aber die Prüfung des Kollektivvertrags nicht.

Das Urlaubsgesetz (UrlG) regelt das gesetzliche Urlaubsausmaß: fünf Wochen Urlaub, nach 25 Dienstjahren sechs Wochen. Für diese 25-Jahres-Schwelle ist wichtig, welche Zeiten als Dienstzeiten mitzählen. Dabei können auch Zeiten relevant sein, die bei der laufenden jährlichen Urlaubsentstehung anders behandelt werden.

Das Angestelltengesetz (AngG) spielt mit hinein, weil viele Ansprüche an die Dauer des Dienstverhältnisses anknüpfen, etwa Kündigungsfristen. Auch dort zeigt sich: Dienstzeit ist nicht nur die tatsächlich gearbeitete Zeit am Schreibtisch oder in der Werkstatt.

Das Mutterschutzgesetz (MSchG) und das Väter-Karenzgesetz (VKG) sind besonders wichtig bei Karenz. Karenzzeiten zählen für Ansprüche, die von der Dauer der Dienstzeit abhängen, häufig mit. Gleichzeitig ist die Urlaubsentstehung während Karenz im Urlaubsgesetz gesondert geregelt; dort kann es zu Kürzungen oder einer Aliquotierung kommen. Das ist kein Widerspruch, sondern zwei verschiedene Fragen: Zählt die Karenz für die Länge der Dienstzeit? Und entsteht währenddessen laufend neuer Urlaub?

Das Gleichbehandlungsgesetz (GlBG) verbietet unsachliche Ungleichbehandlung beim Entgelt. Wenn im selben Betrieb einzelne Mitarbeiter großzügig angerechnet werden und andere nicht, ohne nachvollziehbares System, kann daraus mehr werden als nur eine Gehaltsdiskussion.

Karenz, Ausland, Selbständigkeit: Genau hier passieren die meisten Fehler

Besonders heikel sind Konstellationen, die nicht in ein einfaches Schema passen. Ein Handwerksbetrieb stellt etwa einen Monteur ein, der fünf Jahre in Deutschland angestellt und drei Jahre in Österreich selbständig war. Der Kollektivvertrag kann vorsehen, dass nur einschlägige unselbständige Praxis voll zählt. Dann werden die fünf Jahre aus Deutschland angerechnet, die Zeit als Selbständiger aber nur teilweise oder gar nicht.

Ein anderer häufiger Streitpunkt ist die Karenz. Kehrt ein Mitarbeiter nach zwei Jahren zurück und hört, diese Zeit zähle „weder für die Vorrückung noch für den Urlaub“, ist das meist zu pauschal. Für die 25 Dienstjahre zur sechsten Urlaubswoche kann Karenz sehr wohl mitzählen. Ob sie auch für die Entgeltvorrückung zählt, entscheidet oft der jeweilige Kollektivvertrag; viele rechnen bis zu 24 Monate an.

Auch Präsenz- oder Zivildienst werden gern übersehen. Manche Kollektivverträge oder gesetzliche Regeln knüpfen daran an. Wer einfach behauptet, solche Zeiten würden nie zählen, vereinfacht die Sache zu stark – und liegt nicht selten falsch.

Drei typische Beispiele aus der Praxis

1. Acht Jahre Erfahrung, aber nur fünf Jahre angerechnet

Eine Backoffice-Kraft bringt acht Jahre einschlägige Praxis mit. Der Kollektivvertrag sieht volle Anrechnung bis sieben Jahre und darüber hinaus 50 % vor. Richtig wären also 7,5 anrechenbare Jahre. Werden nur fünf Jahre berücksichtigt, entsteht ab Beginn des Dienstverhältnisses ein Anspruch auf Differenzlohn. Das Problem: Viele Kollektivverträge sehen Ausschlussfristen von nur drei bis sechs Monaten ab Fälligkeit vor.

2. Zwei Jahre Karenz und die sechste Urlaubswoche

Ein Techniker war insgesamt 25 Jahre erwerbstätig, darunter zwei Jahre Karenz. Für die Schwelle zur sechsten Urlaubswoche können diese Karenzzeiten mitzählen. Die zusätzliche Urlaubswoche steht dann ab Erreichen der 25 Dienstjahre zu. Gleichzeitig kann die Urlaubsentstehung während der Karenz selbst eingeschränkt sein. Beides muss getrennt geprüft werden.

3. Ausländische Zeiten sind anrechenbar – aber nur mit Nachweis

Eine Buchhalterin hat mehrere frühere Dienstverhältnisse im EU-Ausland. Der Arbeitgeber bestreitet nicht die Möglichkeit der Anrechnung, verlangt aber Belege. Das ist zulässig. Ohne Dienstzeugnisse, Versicherungszeiten oder vergleichbare Nachweise wird oft nur vorläufig eingestuft. Werden die Unterlagen später nachgereicht, kann eine Korrektur erfolgen – doch verfallene Entgeltbestandteile lassen sich dann nicht immer vollständig nachholen.

Wo Arbeitnehmer und Arbeitgeber regelmäßig in dieselbe Falle tappen

• Im Vertrag fehlt eine klare Regelung zur Anrechnung oder zum Vorrückungsstichtag.
• Der anwendbare Kollektivvertrag wird gar nicht geprüft oder falsch ausgewählt.
• Einschlägige und allgemeine Berufserfahrung werden verwechselt.
• Ausländische Zeiten, Selbständigkeit oder Karenz werden vorschnell ausgeschlossen.
• Unterlagen fehlen: Dienstzeugnisse, Versicherungsdatenauszug, Nachweise aus dem Ausland.
• Arbeitnehmer reklamieren zu spät; Ausschlussfristen im Kollektivvertrag laufen oft schon mit jeder einzelnen Lohnabrechnung.
• Arbeitgeber rechnen bei manchen Mitarbeitern großzügig an und bei anderen nicht – ohne sachliches Konzept.

Was Sie sofort prüfen sollten, wenn die Einstufung fraglich ist

• Welcher Kollektivvertrag gilt überhaupt für das Unternehmen oder die Tätigkeit?
• Welche Verwendungsgruppe und welche Entgeltstufe wurden angesetzt?
• Gibt es im Vertrag eine ausdrückliche Anrechnung von Vordienstzeiten oder einen Vorrückungsstichtag?
• Welche früheren Zeiten sind einschlägig und wie lassen sie sich belegen?
• Gibt es Sonderregeln für Karenz, Präsenzdienst, Auslandspraxis oder Selbständigkeit?
• Seit wann besteht eine mögliche Unterzahlung und welche Ausschlussfrist gilt laut Kollektivvertrag?
• Wurde ein Anspruch bereits schriftlich geltend gemacht?

FAQ: So wird in der Praxis wirklich gesucht

Zählen frühere Jobs automatisch für mein Gehalt mit?

Nein. Ob und in welchem Ausmaß frühere Zeiten zählen, hängt meist vom Kollektivvertrag ab. Der Dienstvertrag kann günstigere Regelungen enthalten, aber nicht wirksam hinter zwingende KV-Regeln zurückfallen. Automatisch ist nur selten etwas – geprüft werden muss fast immer.

Ich war in Karenz – zählt das für Vorrückung und Urlaub?

Oft ja, aber nicht in jeder Hinsicht gleich. Für Ansprüche, die von der Dauer der Dienstzeit abhängen, kann Karenz mitzählen. Für die laufende Entstehung des Urlaubs während der Karenz gelten Sonderregeln nach dem Urlaubsgesetz. Ob Karenz für die Entgeltvorrückung zählt, steht häufig im Kollektivvertrag.

Ab wann bekomme ich die 6. Urlaubswoche?

Die sechste Urlaubswoche steht nach 25 Dienstjahren zu. Welche Zeiten auf diese 25 Jahre angerechnet werden, muss im Einzelfall geprüft werden; auch frühere Beschäftigungen und Karenzzeiten können relevant sein. Längere Krankenstände schaden nicht automatisch. Entscheidend ist die genaue rechtliche Einordnung der jeweiligen Zeit.

Mein Arbeitgeber hat meine Berufserfahrung falsch eingestuft – wie lange kann ich Nachzahlung verlangen?

Nicht zu lange warten. Viele Kollektivverträge enthalten Ausschlussfristen von drei bis sechs Monaten ab Fälligkeit des Entgelts. Zusätzlich gilt für Entgeltforderungen grundsätzlich die dreijährige Verjährung nach § 1486 ABGB. Wenn eine Abrechnung nicht stimmt, sollte der Anspruch rasch und nachweisbar schriftlich geltend gemacht werden.

Zählen auch Zeiten als Selbständiger oder im Ausland?

Das kann sein, muss aber nicht. Auslandszeiten werden oft anerkannt, wenn sie einschlägig und ausreichend nachgewiesen sind. Selbständige Tätigkeit wird je nach Kollektivvertrag unterschiedlich behandelt: voll, teilweise oder gar nicht. Genau an dieser Stelle lohnt sich ein Blick in die konkrete KV-Regelung statt in allgemeine Internetlisten.