„Freelancer“ mit Schichtplan? Wann aus Selbstständigkeit ein Dienstverhältnis wird

Der Vertrag sagt „Werkvertrag“, die Realität sagt jeden Tag um 9 Uhr im Büro erscheinen, im Team-Chat erreichbar sein und Anweisungen des Projektleiters befolgen. Genau in dieser Lücke zwischen Papier und Alltag entstehen in Österreich teure Konflikte: Nachzahlungen an die ÖGK, offene Sonderzahlungen, Kollektivvertragsansprüche, Lohnnebenkosten und unter Umständen sogar Verwaltungsstrafen.

Besonders häufig passiert das in Start-ups, bei Plattformarbeit, in IT-Projekten, Fitnessstudios oder Lieferdiensten. Nach außen wirken die eingesetzten Personen wie Selbstständige. Intern arbeiten sie aber oft wie ganz normale Mitarbeiter. Für Betroffene geht es dann um Krankenstand, Urlaub, Versicherung und Kündigungsrechte. Für Unternehmen geht es um die Frage, ob ein vermeintlich flexibles Modell plötzlich rückwirkend sehr teuer wird.

Entscheidend ist nicht der Titel, sondern der gelebte Alltag

Ob jemand Arbeitnehmer, freier Dienstnehmer oder echter Selbstständiger ist, hängt nicht in erster Linie davon ab, was über dem Vertrag steht. Maßgeblich ist das tatsächliche Gesamtbild. Die Rechtsprechung schaut auf die wirtschaftliche Realität: Wer gibt Anweisungen? Wer bestimmt Zeit, Ort und Art der Arbeit? Besteht echte Vertretungsfreiheit? Gibt es ein Unternehmerrisiko? Wird ein konkreter Erfolg geschuldet oder einfach laufend Arbeitskraft?

Das ABGB zieht die Grundlinie: § 1151 ABGB beschreibt den Dienstvertrag, also Arbeit auf Zeit. § 1165 ABGB betrifft den Werkvertrag, bei dem ein bestimmtes Werk geschuldet wird, also ein abgrenzbares Ergebnis. Ein IT-Berater, der Monat für Monat „mitarbeitet“, schuldet meist kein Werk. Ein Entwickler, der ein klar definiertes Softwaremodul mit Abnahme und Gewährleistung liefert, eher schon.

Auch steuerlich ist die Einordnung wichtig. § 47 Abs 2 EStG knüpft das Dienstverhältnis an Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Organisation. Wer de facto wie ein Mitarbeiter arbeitet, löst daher meist Lohnsteuerpflichten aus und nicht bloß eine selbstständige Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Woran Scheinselbstständigkeit in der Praxis oft erkennbar ist

Besonders auffällig wird es, wenn mehrere typische Merkmale zusammenkommen. Ein fixer Schichtplan spricht stark für persönliche Abhängigkeit. Dasselbe gilt für Diensthandy, Firmen-E-Mail, Zeiterfassung, laufende Berichtspflichten und einen festen Arbeitsplatz. Wer nicht selbst entscheiden kann, wann, wo und wie gearbeitet wird, bewegt sich rasch weg von echter Selbstständigkeit.

Ein weiteres Kernkriterium ist die persönliche Arbeitspflicht. Viele Verträge enthalten zwar ein Vertretungsrecht. In der Praxis ist dieses aber oft wertlos. Wenn jede Vertretung vorab genehmigt werden muss, nur eingeschulte Personen einspringen dürfen oder Schichtsysteme eine freie Vertretung faktisch verhindern, bleibt von der behaupteten Selbstständigkeit wenig übrig.

Auch die Bezahlung verrät oft mehr als der Vertragstitel. Monatliche Pauschalen, Stundenhonorare oder laufende Vergütung für Anwesenheit wirken wie ein Dienstverhältnis. Ein echter Werkvertrag ist eher erfolgsbezogen: Das Werk muss geliefert werden, es ist abnahmefähig, und bei Mängeln besteht Gewährleistung.

Vier Gesetze, die bei einer Umqualifizierung sofort relevant werden

Wird aus einem „Freelancer“ rechtlich ein Arbeitnehmer, geht es nicht nur um eine neue Bezeichnung. Dann greifen gleich mehrere Schutzgesetze. Das ASVG, vor allem § 4 Abs 2, regelt die Pflichtversicherung von Dienstnehmern. Wer vor Arbeitsantritt nicht korrekt angemeldet wurde, riskiert rückwirkende Beitragsnachforderungen und Säumniszuschläge. § 4 Abs 4 ASVG betrifft freie Dienstnehmer, also ein Zwischenbereich mit eigener sozialversicherungsrechtlicher Bedeutung.

Mit der Umqualifizierung kommen oft arbeitsrechtliche Ansprüche hinzu: Das Urlaubsgesetz bringt Urlaubsanspruch. Das Angestelltengesetz, insbesondere § 8 AngG, oder bei Arbeitern das Entgeltfortzahlungsgesetz regeln Entgeltfortzahlung im Krankenstand. Das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsruhegesetz schützen Arbeitnehmer durch Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten sowie Sonn- und Feiertagsruhe. Wer bisher als „Selbstständiger“ endlos gearbeitet hat, kann plötzlich in einem Modell stecken, das gegen Arbeitszeitrecht verstößt.

Dazu kommt der Kollektivvertrag. Er legt oft Mindestgehälter, Sonderzahlungen, Zulagen und Verfallsfristen fest. Das Zusammenspiel ist wichtig: Das Gesetz schafft die Basis, der Kollektivvertrag setzt branchenspezifische Mindeststandards, und der Einzelvertrag darf diese Standards nicht unterschreiten. Wird jemand nachträglich als Arbeitnehmer eingestuft, können offene Differenzen zum kollektivvertraglichen Mindestentgelt teuer werden.

Zusätzlich können das BMSVG für die „Abfertigung Neu“, das LSD-BG bei Unterentlohnung und bei gewissen Konstruktionen sogar das AÜG eine Rolle spielen. Ein vermeintlicher Werkvertrag kann nämlich in Wahrheit auch eine Arbeitskräfteüberlassung sein, wenn bloß Personal zur laufenden Mitarbeit beim Kunden bereitgestellt wird.

So sehen typische Konflikte im Alltag aus

Die Plattform-Fahrerin trägt Uniform, bekommt Zeitfenster zugewiesen, wird per App getrackt und kann sich nicht wirklich vertreten lassen. Nach einem Unfall stellt sich plötzlich die Frage, ob sie nicht als Arbeitnehmerin zu behandeln ist. Dann geht es um Pflichtversicherung, Entgeltfortzahlung und möglicherweise kollektivvertragliche Ansprüche. Je enger Kontrolle und Vorgaben sind, desto schwieriger wird es, die Selbstständigkeit aufrechtzuerhalten.

Der IT-Berater fakturiert monatlich denselben Betrag, sitzt seit Monaten im Büro des Kunden und berichtet täglich an den Projektleiter. Ein abgrenzbares Werk gibt es nicht. Das spricht deutlich gegen einen Werkvertrag. In solchen Konstellationen steht oft entweder Scheinselbstständigkeit oder sogar eine verdeckte Arbeitskräfteüberlassung im Raum.

Die Trainerin im Fitnessstudio unterrichtet auf Rechnung, aber das Studio bestimmt Kursplan, Preise, Regeln, Outfit und Außendarstellung. Wenn zusätzlich monatlich fix abgerechnet wird und die Trainerin in den Studiobetrieb eingegliedert ist, kann ein echtes Dienstverhältnis vorliegen. Mietet sie hingegen nur Räume, organisiert Werbung und Preise selbst und trägt ihr eigenes wirtschaftliches Risiko, sieht es anders aus.

Die teuersten Irrtümer von Unternehmen

Ein häufiger Fehler ist der „Werkvertrag ohne Werk“. Es fehlt an einer klaren, überprüfbaren Leistung mit Abnahme. Tatsächlich wird nur laufende Mitarbeit eingekauft. Das ist kein Detail, sondern oft der zentrale Grund für eine spätere Umqualifizierung.

Unterschätzt wird auch die betriebliche Eingliederung. Wer im Organigramm auftaucht, in internen Tools arbeitet, dieselben Abläufe wie Angestellte befolgt und an Team-Meetings teilnehmen muss, ist nicht bloß deshalb selbstständig, weil Rechnungen gestellt werden.

Besonders riskant ist die Nichtanmeldung bei der ÖGK mit dem Argument, man arbeite ja nur mit „Freelancern“. Wenn die Prüfung zu einem anderen Ergebnis kommt, können Sozialversicherungsbeiträge für beide Seiten rückwirkend nachgefordert werden, häufig über mehrere Jahre. Zusätzlich fallen Lohnnebenkosten wie Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag zum FLAG und Zuschlag nach dem WKG an.

Noch heikler wird es bei Drittstaatsangehörigen. Wer jemanden als „Selbstständigen“ einsetzt, der tatsächlich Arbeitnehmer ist, kann Probleme nach dem Ausländerbeschäftigungsgesetz bekommen. Dann geht es nicht mehr nur um Nachzahlungen, sondern um empfindliche Strafen.

Drei Beispiele mit klarer Richtung

Lieferdienst: Uniform, Schicht, Stundenlohn

Fährt jemand in fixen Schichten, erhält Routen zugeteilt, trägt Unternehmenskleidung und wird pro Stunde bezahlt, liegt meist ein echtes Dienstverhältnis nahe. Dann greifen ASVG, Kollektivvertrag, Urlaubsrecht, Entgeltfortzahlung und Arbeitszeitrecht.

IT-Projekt: Mitarbeit statt Werk

Ein Vertrag über „Unterstützung im Betrieb“ klingt schon verdächtig. Gibt es tägliche Anwesenheitspflichten, Aufgabenverteilung durch den Kunden und eine monatliche Pauschale ohne konkret geschuldetes Ergebnis, ist das klassische Umqualifizierungsgefahr. Ein echtes Werk braucht ein Pflichtenheft, Abnahmefähigkeit und Freiheit bei Ort, Zeit und Methode.

Fitnessstudio: Rechnung allein macht niemanden selbstständig

Wenn das Studio Preise, Kursplan und Auftreten vorgibt und die Trainerin in die Abläufe eingebunden ist, kann sie Arbeitnehmerin sein. Organisiert sie Kurse und Kunden hingegen selbst, mit eigenem Marketing und eigenem Inkassorisiko, spricht das eher für Selbstständigkeit.

Was Betroffene jetzt prüfen sollten

• Wer bestimmt Arbeitszeit und Arbeitsort tatsächlich?
• Gibt es ein echtes Vertretungsrecht oder nur auf dem Papier?
• Wird ein konkretes Werk geschuldet oder bloß laufende Mitarbeit?
• Wer stellt Arbeitsmittel, Kleidung, Software, E-Mail und Infrastruktur?
• Besteht ein eigenes Unternehmerrisiko, etwa Preisgestaltung, Gewährleistung oder Inkassorisiko?
• Gibt es einen anwendbaren Kollektivvertrag mit Mindestentgelt und Sonderzahlungen?
• Wurden ÖGK-Anmeldung, Lohnabgaben und BV-Kassen-Beiträge korrekt behandelt?
• Laufen bereits Fristen, etwa KV-Verfallsfristen von 3 bis 6 Monaten oder Verjährungsfristen?

FAQ: Was viele in dieser Situation googeln

„Ich habe einen Werkvertrag unterschrieben – bin ich damit automatisch selbstständig?“

Nein. Der Vertragstitel ist nur ein Indiz. Entscheidend ist, wie tatsächlich gearbeitet wird. Wenn Weisungen, feste Zeiten, persönliche Arbeitspflicht und Eingliederung in den Betrieb überwiegen, kann trotz Werkvertrag ein Dienstverhältnis vorliegen.

„Bekomme ich Urlaub und Krankenstand, wenn ich eigentlich scheinselbstständig war?“

Wenn rechtlich ein echtes Dienstverhältnis vorliegt, können Ansprüche auf Urlaub, Urlaubsersatzleistung, Entgeltfortzahlung im Krankenstand und unter Umständen auch Sonderzahlungen bestehen. Zusätzlich kann der Kollektivvertrag Mindestentgelt und Zuschläge vorsehen. Wichtig sind aber Fristen, weil manche Ansprüche rasch verfallen.

„Was passiert bei einer ÖGK-Prüfung, wenn Freelancer in Wahrheit Arbeitnehmer sind?“

Dann drohen rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge, Säumniszuschläge und oft weitere Abgaben wie Kommunalsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag. Je nach Sachlage können auch Unterentlohnung nach dem LSD-BG oder Probleme nach dem AÜG im Raum stehen. Für Unternehmen kann das finanziell erheblich werden.

„Ich arbeite über eine App mit Zeitfenstern und Tracking – reicht das schon für ein Dienstverhältnis?“

Allein ein einzelnes Merkmal entscheidet selten. Wenn aber zugewiesene Zeitfenster, Kontrolle per App, Uniform, fehlende Vertretungsmöglichkeit und enge Vorgaben zusammenkommen, spricht das deutlich für persönliche Abhängigkeit. Dann kann die Einordnung als Arbeitnehmerin oder zumindest als freie Dienstnehmerin naheliegen.